Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, σχεδόν ό, τι κάνουμε μπορούμε να έχουμε πρόσβαση από τον υπολογιστή. Ακόμη και οι συναλλαγές και οι αποδείξεις αποθηκεύονται στους λογαριασμούς ηλεκτρονικών αγορών μας και αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δεν είναι καμία έκπληξη ότι τα online έξοδα παρακολούθησης γίνονται ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε τα οικονομικά σας. Με τη συνεχιζόμενη υποχώρηση των εισπράξεων από χαρτί και την αναμφισβήτητη άνοδο των ψηφιακών, ένα εργαλείο που ονομάζεται Expensify σας βοηθά να ενοποιήσετε και να διαχειριστείτε τις αποδείξεις ιστού σε ένα μέρος. Εκτός από τη μετατροπή οποιασδήποτε ιστοσελίδας σε απόδειξη, σας επιτρέπει να τα χρησιμοποιήσετε σε εκθέσεις δαπανών ή να τα ομαδοποιήσετε σε κατηγορίες.

Μετά τη λήψη της επέκτασης για το Chrome, θα παρατηρήσετε το εικονίδιο Expensify στη γραμμή μενού (στην πάνω δεξιά γωνία του προγράμματος περιήγησης).

Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε "Σύνδεση για μεγέθυνση".

Ακολουθήστε τις επόμενες οδηγίες για να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό που αρχίζει με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Μόλις έχετε λογαριασμό, μπορείτε να περιηγηθείτε σε μια σελίδα, κατά προτίμηση σε τιμολόγιο ή σε λεπτομέρεια παραγγελίας της αγοράς σας και να κάνετε ξανά κλικ στο εικονίδιο Expensify.

Αυτή τη φορά, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία παραλαβής από τη σελίδα". Ένα αναδυόμενο μήνυμα θα επιβεβαιώσει ότι έχει δημιουργηθεί η απόδειξη. Κάντε κλικ σε αυτό για να το δείτε στον Πίνακα ελέγχου Expensify.

Εάν χάσατε το αναδυόμενο παράθυρο, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Expensify και να επιλέξετε "View My Receipts".

Στη συνέχεια, θα πρέπει να δείτε όλες τις αποδείξεις που δημιουργήσατε στον πίνακα οργάνων, με τις πιο πρόσφατες στην αριστερή γωνία. Από εδώ, μπορείτε είτε να επεξεργαστείτε μια απόδειξη, να την προσθέσετε σε μια αναφορά εξόδων, να κατεβάσετε, να εισαγάγετε ή να συγχωνεύσετε περισσότερες από μία αποδείξεις.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραλαβές με συγκεκριμένα εμπορικά ονόματα για να μεταβείτε σε μια κατηγορία εξόδων. Στο παρακάτω παράδειγμα, πρόσθεσα μια κατηγορία "Δικτυακός τόπος" για να εκχωρήσετε μια αγορά που έγινε από τον ιστότοπο φιλοξενίας, όνομα.com.

Στη συνέχεια, δημιούργησα έναν Κανόνα Εξόδων για την αυτόματη εκχώρηση του Name.com στην κατηγορία Εξόδων "Ιστοσελίδα".

Αυτές οι επιλογές μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση από τη σελίδα Ρυθμίσεις. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο όνομα χρήστη σας (στην πάνω δεξιά γωνία του πίνακα ελέγχου) και κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις.

Επιπλέον, μπορείτε να εισάγετε αποδείξεις από άλλες πηγές, όπως ένα αρχείο στον υπολογιστή σας, το σαρωτή σας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το Evernote ή το Dropbox.

Απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή από" στον κύριο πίνακα ελέγχου Expensify. Θα πρέπει να σας δώσει ένα drop-down των επιλογών.

Με εξωτερικές υπηρεσίες ιστού, όπως το Dropbox και το Evernote, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο και θα σας ζητήσει να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε αποκλείσει τα αναδυόμενα παράθυρα στις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης.


Μπορείτε επίσης να κάνετε εκθέσεις δαπανών και να επισυνάψετε αποδείξεις μαζί τους. Κάντε κλικ στα κουτάκια στην επάνω δεξιά γωνία κάθε απόδειξης και κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη στη Νέα Αναφορά" που εμφανίζεται στο αριστερό παράθυρο.

Το Expensify είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όχι μόνο για τη διατήρηση όλων των ψηφιακών σας αποδείξεων σε ένα μέρος αλλά και για την οργάνωση και τη χρήση τους για επιχειρηματικές αναφορές.

Το εργαλείο είναι γεμάτο με χαρακτηριστικά και απαιτεί λίγη εξερεύνηση για να έχετε τα πλήρη οφέλη, αλλά αξίζει τον κόπο. Μετά από όλα, η διατήρηση των καρτελών στα έξοδά σας είναι μια καλή χρήση του χρόνου σας.