Είναι αστείο να δούμε πόσο γρήγορα εξελίσσονται οι τεχνολογικές μας λύσεις από τη στιβαρή ψηφιακή λύση στο εύθραυστο ψηφιακό πρόβλημα. Για παράδειγμα, λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχοντας έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαίνει ότι δεν χάνετε ποτέ ένα μήνυμα που σας στέλνει, σωστά; Τα μειονεκτήματα είναι ότι ποτέ δεν μπορείτε να βρείτε ένα μήνυμα όταν το ποσό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποθηκεύετε ανεβαίνει και ουσιαστικά όλο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποθηκεύεται σε μια θέση στον υπολογιστή σας και είναι τόσο ευάλωτο σε απώλεια.

Φυσικά, είναι πιθανό ο υπολογιστής σας να είναι εφεδρικός (και θα έπρεπε πραγματικά να το κάνετε αυτό, αν μόλις συνειδητοποιήσατε ότι δεν το κάνετε), αλλά έχοντας ένα αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα πράγμα - η αποκατάσταση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πίσω στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι άλλο.

Κάνοντας το με το χέρι

Ο γρηγορότερος και ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ζωτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι, φυσικά, να τα μεταφέρετε σε ένα φάκελο και να τα αποθηκεύσετε σε μια μονάδα USB. Τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις περισσότερες πλατφόρμες θα ανοίξουν ένα χαλαρό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο πιθανότατα θα περιλαμβάνει τυχόν συνημμένα. Αυτό είναι καλό και καλό, αλλά το πράγμα για ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι διατηρεί τα μηνύματά σας σε μια (θεωρητικά) βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης. Μια χαλαρή συλλογή αρχείων σε ένα φάκελο εξασφαλίζει τα δεδομένα, αλλά δεν είναι σε καμία περίπτωση ένας πόρος που μπορεί να αναζητηθεί.

Μπορείτε να είστε λίγο πιο οργανωμένοι για αυτό και να σύρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την ενεργοποίηση του λογαριασμού, τους σειριακούς αριθμούς προϊόντων, τις αποδείξεις από τις αγορές κ.λπ., αλλά αυτό είναι λίγο πόνο να πρέπει να κρατάτε όλα αυτά που ενημερώνονται χειροκίνητα.

Δωρεάν Λύσεις

Η λύση είναι μια υπηρεσία αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα βρείτε πολλές υπηρεσίες εκεί έξω, αλλά οι περισσότεροι είναι πολύ εταιρικοί σε τόνο. Υπάρχουν ορισμένα, ιδιαίτερα η δημοφιλής λύση MailStore, η οποία προσφέρει μια δωρεάν έκδοση του εταιρικού λογισμικού για οικιακή χρήση.

Αυτή είναι μια πολύ καλύτερη λύση για τη διατήρηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ασφαλείς, και όχι μόνο ασφαλείς αλλά προσβάσιμες. Εκτός από τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των ηλεκτρονικών μηνυμάτων εκτός τοποθεσίας σε μια απομακρυσμένη ψηφιακή τοποθεσία, μπορείτε να επαναφέρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας απευθείας από εκεί που προέρχονται από το λογισμικό πελάτη σας. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αντίγραφο ασφαλείας για τις σχετικές λεπτομέρειες όπως τον αποστολέα και τις ημερομηνίες.

Η μεγαλύτερη αντίθετη πλευρά της χρήσης μιας υπηρεσίας ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά μιας γενικής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή η πραγματοποίησή της με το χέρι είναι απλή: Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν είναι μόνο αναζητήσιμα αλλά αποκαταστατικά. Ως δευτερεύον όφελος, αυτό σημαίνει επίσης ότι η κατοχύρωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μια εξωτερική βάση δεδομένων καθιστά ευκολότερη τη μετεγκατάσταση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αν αλλάξετε τους υπολογιστές σας, για παράδειγμα εάν αναβαθμίσετε την κύρια κεντρική επιφάνεια εργασίας σας, μια από τις μεγαλύτερες πηγές πόνου πρέπει να ξεκινήσει από την αρχή το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να έχει πρόσβαση στο παλιό σας ταχυδρομείο.

Με ένα backup offsite που μπορεί εύκολα να αποκατασταθεί σε οποιονδήποτε πελάτη, μπορείτε απλά να τραβήξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό σας, τη σύζυγό σας, τον κύριο προμηθευτή λογισμικού και να συνεχίσετε σαν να μην έχει συμβεί τίποτα. Αυτό είναι πολύ πιο εύκολο από την ανάπτυξη εργαλείων εξαγωγής και εισαγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από hacking των βάσεων δεδομένων με το χέρι, η οποία αποτελεί την τυποποιημένη λύση για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Καθώς μεταβαίνουμε σε μια εποχή όλης της δουλειάς σας και η ζωή στο σπίτι είναι αποθηκευμένη στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι λογικό να λάβουμε μέτρα για να το εξασφαλίσουμε.

Στην πράξη

Χρησιμοποιώντας το Mailstore ως παράδειγμα, είναι πολύ απλό στη χρήση. Μόλις το λογισμικό έχει ληφθεί και εγκατασταθεί, κατά την εκτέλεση του έχετε να αντιμετωπίσετε έναν πίνακα ελέγχου.

Αριστερά έχετε μια λεπτομερή λίστα όλων των αναφορών που μπορείτε να κάνετε.

Στο κέντρο έχετε hotlinks για κοινές εργασίες.

Και στα δεξιά έχετε τον ταμπλό σας.

Για να ξεκινήσετε πρέπει να κάνετε κλικ στο σύνδεσμο "Αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στην κεντρική στήλη. Αυτό σας φέρνει στον πίνακα αρχείων αρχειοθέτησης.

Τα αρχεία διέπονται από "προφίλ", οπότε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας πρέπει να δημιουργήσει ένα προφίλ. Το κάνετε αυτό είτε πληκτρολογώντας το email σας στο πεδίο δημιουργίας προφίλ είτε επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο από το αναπτυσσόμενο αναπτυσσόμενο μενού.

Θα σας ζητηθεί να βάλετε τον κωδικό πρόσβασής σας για να επιτρέψετε την πρόσβαση.

Μόλις το λογισμικό ερωτηματολόγησε τον λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο διαδίκτυο για να το επιβεβαιώσει, θα δημιουργηθεί το νέο σας προφίλ.

Ένα προφίλ θα δημιουργηθεί στον πίνακα ελέγχου και μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ για να αρχειοθετηθεί από το διακομιστή στο μηχάνημά σας.

Σημείωση: καθώς το λογισμικό μιλάει απευθείας στο διακομιστή αλληλογραφίας σας, αυτό το μηχάνημα αρχειοθέτησης δεν χρειάζεται να είναι το μηχάνημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το οποίο είναι χρήσιμο για τα αντίγραφα ασφαλείας εκτός χώρου.

Μόλις γίνει αυτό, το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο θα δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας και θα μπορεί να αναζητηθεί χρησιμοποιώντας το λογισμικό Mailstore.

συμπέρασμα

Ας ελπίσουμε ότι αυτό σας έδωσε κάποιες ιδέες για να σας βοηθήσει να αισθανθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ένας πόρος και όχι ένα παλιό σωρό. Είναι άσκοπο να τα έχετε ξαπλώσει, εκτός αν μπορείτε να φτάσετε σε αυτά που χρειάζεστε, και η αρχειοθέτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σίγουρα ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση.

Αν έχετε κάποιες σκέψεις σχετικά με την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια.

Πιστωτική εικόνα: Yuri Samoilov