Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος της σειράς του Google Office Suite:

  • 5 Βασικές συμβουλές και κόλπα για τα Έγγραφα Google που πρέπει να ξέρετε για
  • 5 συμβουλές και κόλπα για τις διαφάνειες Google που πρέπει να δοκιμάσετε
  • Πώς να χρησιμοποιήσετε το Φύλλο Google: Βασικές συμβουλές για να ξεκινήσετε

Από το ξεκίνημα των Windows, το Microsoft Excel ήταν το πρόγραμμα go-to για αριθμομηχανές, υπολογιστικά φύλλα, τιμολόγια και όλα τα άλλα πράγματα στη ζωή που θέλετε να οργανωθούν σε άπειρα πλέγματα γραμμών και στηλών.

Αλλά από τότε που το Cloud ήρθε στο προσκήνιο, το Google Sheets έγινε το πρόγραμμα επιλογής για πολλούς ανθρώπους. Μπορεί να μην είναι τόσο πλούσιο σε χαρακτηριστικά όπως το Excel, αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα σε αυτό από ό, τι πρώτα συναντά το μάτι.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές και τεχνάσματα για τη χρήση του Google Sheets, τα οποία θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε μια ομαλή εκκίνηση.

Σχετικά : 10 πρόσθετα φύλλων Google θα πρέπει να εξετάσετε τη χρήση

1. Εισαγωγή δεδομένων από άλλο υπολογιστικό φύλλο

Μπορείτε εύκολα να ορίσετε το Google Sheets για την δυναμική εισαγωγή δεδομένων από ένα από τα υπολογιστικά φύλλα σας σε ένα άλλο. Αυτό είναι τέλειο αν θέλετε να εμφανίσετε το άθροισμα ορισμένων αποτελεσμάτων σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή εάν θέλετε να μετακινηθείτε σε ολόκληρη την ενότητα ενός πίνακα. Σημειώστε ότι αυτό δεν είναι το ίδιο με την αντιγραφή δεδομένων, καθώς ενημερώνετε τα δεδομένα στο αρχικό φύλλο, αλλά θα ενημερώνεται και σε αυτό με το οποίο εισάγετε.

Ο τύπος για αυτό είναι γνωστός ως ImportRange και μοιάζει με αυτό:

 = IMPORTRANGE ("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SheetName! A1: D200")

Ο μακρινός κρυπτικός κώδικας είναι το όνομα URL του υπολογιστικού φύλλου σας, το οποίο θα βρείτε στη γραμμή URL μετά τα "υπολογιστικά φύλλα / d /". Όπου αναγράφεται "SheetName" παραπάνω, θα πρέπει να αντικαταστήσετε με το όνομα του ακριβούς φύλλου από το οποίο εισάγετε δεδομένα, τότε το bit μετά το θαυμαστικό αντιπροσωπεύει το εύρος των γραμμών / στηλών από τις οποίες θέλετε να τραβήξετε δεδομένα.

2. Ρυθμίστε τις σειρές και τις στήλες

Όταν δημιουργείτε ένα υπολογιστικό φύλλο, σε σχεδόν κάθε περίπτωση, θα θέλετε να εμφανίζονται ορισμένες πληροφορίες στην οθόνη σας ανά πάσα στιγμή. Για παράδειγμα, αν διατηρείτε καρτέλες για την εργασία σας ανεξάρτητα, θα θέλετε να εμφανίζονται συνεχώς πληροφορίες κεφαλίδας, όπως "Ποσό καταβληθέν", "Ημερομηνία τιμολόγησης" και "Ιστοσελίδα", ακόμα και όταν μετακινηθείτε προς τα κάτω στη σελίδα.

Για να γίνει αυτό, θα χρειαστεί να "παγώσετε" τη γραμμή ή τη στήλη που θέλετε να εμφανίζεται πάντα. Απλά κάντε κλικ στο "View -> Freeze", κατόπιν επιλέξτε τον αριθμό των γραμμών ή των στηλών που θέλετε να παγώσετε. Εάν επιλέξετε ένα κελί πριν κάνετε κλικ στην επιλογή "Προβολή", τότε θα έχετε τη δυνατότητα να παγώσετε κάθε γραμμή ή στήλη μέχρι αυτό το κελί.

3. Δημιουργήστε έντυπα χρησιμοποιώντας το Google Sheets

Ένα ελάχιστα γνωστό, αλλά εξαιρετικά στιβαρό χαρακτηριστικό του Google Sheets είναι η επιλογή δημιουργίας εντύπων και ερωτηματολογίων. Ανοίξτε ένα νέο φύλλο Google, κάντε κλικ στην επιλογή "Εργαλεία -> Δημιουργία μιας φόρμας" και θα μεταφερθείτε στην φανταστική εφαρμογή λήψης φορμών της Google.

Είναι αρκετά απλό στη χρήση. Μπορείτε να δώσετε στη φόρμα έναν τίτλο και μια περιγραφή, να εισαγάγετε μια ερώτηση όπου λέει "Untitled Question" και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στην επιλογή "Πολλαπλή επιλογή" εάν θέλετε να αλλάξετε τη μορφή στην οποία μπορούν να ανταποκριθούν οι χρήστες (πολλαπλές επιλογές, πλαίσια ελέγχου, αναπτυσσόμενα μενού κ.λπ.) .

Στο επάνω δεξιά μέρος των εντύπων, θα δείτε επίσης ένα τρίο των επιλογών που σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε περαιτέρω το βλέμμα του ερωτηματολογίου σας.

4. Εισαγάγετε την εικόνα σε ένα κελί

Πριν να πάρετε όλα τα έξυπνα και να επισημάνετε ότι η εισαγωγή εικόνων στο φύλλων Google είναι απλώς θέμα κάνοντας κλικ στο "Εισαγωγή -> Εικόνα", καλά, όχι αρκετά. Εάν χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο, τότε εμφανίζεται μια εικόνα πάνω από το επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου και όχι τοποθετημένη τακτικά σε ένα κελί.

Για να εισαγάγετε μια εικόνα ευθεία σε ένα κελί, κάντε κλικ στο κελί, στη συνέχεια πληκτρολογήστε =image("URL of the image you want to insert") . Από προεπιλογή, η εικόνα θα διατηρήσει τον λόγο διαστάσεων της, ενώ προσαρμόζεται στο μέγεθος του κελιού, αλλά υπάρχουν αρκετές παραλλαγές που μπορείτε να κάνετε στον τύπο για να πάρετε την εικόνα / κελί το μέγεθος που θέλετε.

  • =image("URL of the image", 2) - επανασχηματίζει την εικόνα για να ταιριάζει με το υπάρχον μέγεθος κελιού
  • =image("URL of the image", 3) - η εικόνα διατηρεί το αρχικό της μέγεθος χωρίς να αλλάξει το μέγεθος του κελιού

5. Γρήγορη Προσθήκη αριθμών

Είναι μια κλασική λειτουργία υπολογιστικού φύλλου και παρά ταύτα παράξενα εύκολο να ξεχάσουμε. Ευτυχώς, το Google Sheets κάνει τα πράγματα σχετικά εύκολα για σας. Αν θέλετε να προσθέσετε γρήγορα τους αριθμούς σε μια σειρά ή στη στήλη, απλώς επισημάνετε όλα όσα θέλετε να υπολογίσετε χρησιμοποιώντας το αριστερό κλικ του ποντικιού και θα δείτε αμέσως το άθροισμα αυτών των αριθμών στην κάτω δεξιά γωνία των Φύλλων Google.

Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο άθροισμα στο κάτω δεξιά μέρος και θα λάβετε μια λίστα με επιλογές, για να εξετάσετε, αντίθετα, τον μέσο όρο, τον μικρότερο αριθμό, τον μεγαλύτερο αριθμό και ούτω καθεξής.

Εάν θέλετε να έχετε ένα κελί που εμφανίζει το σύνολο των ομάδων αριθμών σε μια σειρά ή στη στήλη, κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να εμφανίζεται το σύνολο, και στη συνέχεια πληκτρολογήστε =sum(A1:A13) όπου A1 και A13 είναι τα κελιά όπου θέλετε να προστεθούν οι αριθμοί.

6. Υποχρεωτική μορφοποίηση

Δεν υπάρχει τίποτα σαν ένα κομμάτι της κωδικοποίησης των χρωμάτων για να απλοποιήσετε όλα τα δεδομένα φύλλων που εμφανίζονται μπροστά σας. Για να ορίσετε αυτόματους κανόνες για τη μορφοποίηση και το χρωματισμό κελιών, κάντε κλικ στην επιλογή "Μορφή -> Διαμόρφωση υπό όρους".

Σε ένα παράθυρο στα δεξιά, θα δείτε τώρα μια δέσμη "κανόνων υπό όρους υπό όρους". Εδώ μπορείτε να πάρετε το υπολογιστικό φύλλο σας για να χρωματίσετε αυτόματα ένα κόκκινο κελί, για παράδειγμα εάν είναι άδειο (ένας πολύ καλός τρόπος για να μάθετε αμέσως αν χρειάζεστε να κυνηγήσετε κάποιον για καθυστερημένες πληρωμές) ή να χρωματίσετε κελιά που περιέχουν μια συγκεκριμένη λέξη με χρώμα της επιλογής σας.

Υπάρχουν πολλές επιλογές εδώ, οπότε πηγαίνετε άγριος! Το υπολογιστικό σας φύλλο είναι ο καμβάς σας.

7. Προσθήκη μιας επιλογής Dropdown στο κελί σας

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να περιορίσετε το περιεχόμενο ενός κελιού μόνο σε δύο (ή περισσότερες) τιμές. Ο καλύτερος τρόπος για να το εφαρμόσετε είναι να προσθέσετε μια επιλογή Dropdown. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο για να διατηρήσετε τις τιμές των επιλογών.

1. Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "+" στην κάτω γραμμή εργαλείων.

2. Στο νέο φύλλο εισάγετε τις τιμές επιλογών στην πρώτη στήλη.

3. Πίσω στο πρώτο φύλλο (ή το φύλλο στο οποίο εργάζεστε), επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να εισαγάγετε το αναπτυσσόμενο μενού.

4. Κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Validation Data" (στο τέλος του μενού περιβάλλοντος).

5. Στο πεδίο "Κριτήρια", επιλέξτε "Λίστα από μια περιοχή" και επιλέξτε το φύλλο, στήλες και κελί στο πεδίο "Δεδομένα". Ελέγξτε την επιλογή "Εμφάνιση αναπτυσσόμενης λίστας σε κελί".

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Θα πρέπει τώρα να δείτε το πεδίο Dropdown όπου μπορείτε να περιορίσετε το περιεχόμενο του κελιού σε ένα συγκεκριμένο εύρος τιμών.

συμπέρασμα

Η ιδανική κατάσταση για να είναι σε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι να έχετε μια ολόκληρη δέσμη των κανόνων που αυτοματοποιούν τα πράγματα όπως η χρωματική κωδικοποίηση και οι υπολογισμοί ώστε να μπορείτε να εργάζεστε όσο πιο γρήγορα και αποτελεσματικά γίνεται. Ας ελπίσουμε ότι αυτές οι πέντε συμβουλές θα σας βοηθήσουν να το επιτύχετε αυτό, να κάνετε τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν πολύ πιο σαφείς και να γεύση τη μερικές φορές στείρα διαδικασία της διαχείρισης ενός υπολογιστικού φύλλου.