Το Microsoft Outlook είναι μακράν ο καλύτερος πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για Windows. Σας βοηθά να διαχειρίζεστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, να δημιουργείτε λίστες επαφών, να προγραμματίζετε συναντήσεις, προγράμματα και πολλά άλλα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Outlook για να διαβάσετε τις ροές του Google Reader επίσης.

Έτσι είναι τα Έγγραφα Google - μία από τις καλύτερες διαθέσιμες μέχρι σήμερα εφαρμογές γραφείου στο διαδίκτυο. Το Google Docs σας επιτρέπει να δημιουργείτε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και σχέδια και να τα αποθηκεύετε στο λογαριασμό σας Google, ώστε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφα από οποιονδήποτε υπολογιστή.

Αν σας αρέσει να χρησιμοποιείτε τις δύο παραπάνω υπηρεσίες, γιατί να μην χρησιμοποιήσετε το Harmony - ένα απλό πρόσθετο του Outlook για να ενσωματώσετε και τις δύο υπηρεσίες και να διαχειριστείτε έγγραφα εγγράφων Google από την επιφάνεια εργασίας.

Διαχειριστείτε τα Έγγραφα των Εγγράφων Google από το Microsoft Outlook

1. Κάντε λήψη του πρόσθετου Harmony για το Microsoft Outlook

2. Αφού εγκαταστήσετε την εφαρμογή, ξεκινήστε το Microsoft Outlook και θα δείτε μια νέα πλευρική γραμμή έχει προστεθεί στη διεπαφή όπως φαίνεται παρακάτω:

3. Εισαγάγετε τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας Google και πατήστε το κουμπί "Σύνδεση". Η εφαρμογή λειτουργεί επίσης με λογαριασμούς Google Apps, μαζί με τους κανονικούς λογαριασμούς Gmail.

4. Μόλις συνδεθείτε, θα δείτε ολόκληρη τη λίστα εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στο Λογαριασμό σας Google στην πλευρική γραμμή του Outlook.

Επεξεργασία των υφιστάμενων εγγράφων Google από το Microsoft Outlook

1. Για να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Ενέργειες" και επιλέξτε "Άνοιγμα" από τις επιλογές μενού.

2. Αυτό θα ανοίξει το λογαριασμό Google Docs σας στο "παράθυρο περιήγησης" του Microsoft Outlook. Συνδεθείτε ξανά με τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας Google

3. Αφού συνδεθείτε, το επιλεγμένο έγγραφο θα φορτωθεί στο παράθυρο περιήγησης του Microsoft Outlook όπως φαίνεται παρακάτω:

4. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο όπως συνήθως κάνετε στα έγγραφά του Google. Μπορείτε να προσθέσετε εικόνες από τον υπολογιστή σας ή από μια διεύθυνση URL ιστού, να προσθέσετε κείμενα, παραγράφους, να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα και να κάνετε ό, τι κάνεις μέσα στο Google Docs ενώ εργάζεστε από το πρόγραμμα περιήγησης. Μόλις τελειώσετε την επεξεργασία του εγγράφου, πατήστε "Αποθήκευση και κλείσιμο" και οι αλλαγές θα αποθηκευτούν στο έγγραφο.

Κοινή χρήση εγγράφου Google Docs από το Outlook

Εάν μοιράζεστε συχνά έγγραφα με μια ομάδα ανθρώπων, αυτή η λειτουργία θα ήταν εξαιρετικά χρήσιμη. Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο, επιλέξτε το έγγραφο από την πλευρική γραμμή αρμονίας στο Microsoft Outlook και κάντε κλικ στην επιλογή "Ενέργειες". Από τις διαθέσιμες επιλογές, επιλέξτε "Κοινή χρήση" όπως φαίνεται παρακάτω:

Αυτό θα ανοίξει ένα αναδυόμενο παράθυρο. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφό σας Google.

Όπως μπορείτε να δείτε, το παράθυρο του πρόσθετου εμφανίζει ζωντανές προτάσεις για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το λογαριασμό σας στο Google και έτσι δεν θα είναι πρόβλημα αν δεν θυμάστε την ακριβή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συνεργατών ή φίλων. Μόλις ολοκληρώσετε την προσθήκη συνεργατών στο έγγραφό σας, μπορείτε να επιλέξετε αν το άτομο μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο ή να το δει μόνο. Μπορείτε να ορίσετε αυτό το ρόλο κάνοντας κλικ στο "Επιλογές ρόλου" όπως φαίνεται παρακάτω:

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή μετονομασίας για να μετονομάσετε το έγγραφο και την επιλογή αστέρα για να επισημάνετε το έγγραφο ως στοιχείο με αστέρι.

Δημιουργία νέου εγγράφου Google Docs από το Microsoft Outlook

Η δημιουργία ενός νέου εγγράφου είναι επίσης εύκολη, απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο" και επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.

Αν θέλετε να μεταφορτώσετε ένα υπάρχον έγγραφο γραφείου, κάντε κλικ στο κουμπί "Μεταφόρτωση" και μεταβείτε στη θέση του εγγράφου στον υπολογιστή σας. Μόλις δημιουργήσετε το έγγραφο, η εφαρμογή θα ανοίξει το πρόγραμμα επεξεργασίας εγγράφων Google στο παράθυρο περιήγησης του Microsoft Outlook και στη συνέχεια μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε κείμενο όπως συνήθως κάνετε στα έγγραφα του Google.

συμπέρασμα

Το πρόσθετο Harmony για το Microsoft Outlook είναι απαραίτητο για τους εργαζόμενους στο διαδίκτυο που χρησιμοποιούν το Outlook και χρειάζονται πάντοτε έναν τρόπο να επεξεργάζονται, να μοιράζονται και να δημιουργούν έγγραφα Google Docs από τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Αυτό είναι χρήσιμο επειδή δεν χρειάζεται να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης μόνο για να μοιραστείτε ή να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο εγγράφων Google. Λάβετε υπόψη ότι σε αντίθεση με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ή να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο εγγράφων Google εκτός σύνδεσης - θα χρειαστείτε μια ενεργή σύνδεση στο διαδίκτυο για τη λήψη των εγγράφων στο Microsoft Outlook. Συνολικά, η εφαρμογή ενοποιεί άψογα το Google docs με το Ms-outlook και δεν υπάρχουν ελαττώματα ή μειονεκτήματα που βρέθηκαν ως τέτοια.

Χρησιμοποιείτε κάποιο εργαλείο για να αποκτήσετε πρόσβαση στα έγγραφα εγγράφων Google από την επιφάνεια εργασίας; Χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε άλλο plugin του Outlook για να προσθέσετε την καθημερινή παραγωγικότητα σας; Μοιραστείτε τις ιδέες και τις προτάσεις σας στην ενότητα σχολίων.