Πώς να φτιάξετε έξυπνα γραμματοκιβώτια [Mac]

Η ανάπτυξη των Smart Folders μας βοηθά να μάθουμε τους χρήστες μας για τα αρχεία μας. Τώρα ίσως να μην το γνωρίζετε, αλλά μπορείτε να κάνετε το ίδιο και με το Apple Mail. Η ίδια τεχνολογία αναζήτησης που οδηγεί τα Smart Folders οδηγεί γραμματοκιβώτια τα οποία μπορούν να ταξινομηθούν με έξυπνο τρόπο.

Σε αυτό το άρθρο, οργανώνουμε τις επικοινωνίες σας με τα Smart Mailboxes για να σας βοηθήσουμε να αγνοήσετε την ακαταστασία και να εστιάσετε στη σημαντική αλληλογραφία σας.

Μην χάσετε το σταθμό

Πείτε, για παράδειγμα, να εγγραφείτε στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της NASA, η οποία σας ενημερώνει πότε ο Διεθνής Διαστημικός Σταθμός περνάει το σπίτι σας τη νύχτα. Αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να βρείτε το τελευταίο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχεται από αυτά, κάντε τα εξής:

Μεταβείτε στο "Γραμματοκιβώτιο -> Νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο". Ονομάστε το γραμματοκιβώτιο "Spot the Station".

Όπου λέει "Περιέχει μηνύματα που ταιριάζουν" επιλέξτε "Όλα" από το αναπτυσσόμενο μενού. Κάτω από την επιλογή "Από" και "περιέχει" από τα αναπτυσσόμενα μενού και εισάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Spot The Station:

 [email protected]

Τώρα πατήστε OK για να αποθηκεύσετε το Smart Mailbox στη λίστα των γραμματοκιβωτίων στην αριστερή πλευρά. Εντάξει, μπορείτε να μεταβείτε σε αυτό το γραμματοκιβώτιο και μόνο μηνύματα από το NASA STS θα είναι εκεί. Μπορείτε να το αφήσετε έτσι ώστε να διατηρείτε όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε από αυτά, αλλά μπορείτε να κάνετε περισσότερα για να το κάνετε αυτό πιο έξυπνο.

Περιορίστε την ημερομηνία

Δεν είναι πιθανό να σκεφτείτε ποτέ τα παρελθόντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτήν την υπηρεσία, μόνο αυτά που σας λένε για περάσματα του διαστημικού σταθμού που θα συμβεί στο μέλλον. (Ναι, είναι πιθανό να δημιουργήσετε ένα γράφημα της τροχιάς βάσει του χρόνου, της κατεύθυνσης και της γωνίας που σας στέλνουν, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρειάζονται αυτά τα παλιά δεδομένα.)

Έχοντας αυτό υπόψη, μπορούμε να φιλτράρουμε τα αποτελέσματα στο Smart Mailbox, καθορίζοντας μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έφτασαν από χθες.

Αν αποθηκεύσατε το γραμματοκιβώτιο στο τελευταίο βήμα, ανοίξτε το ξανά κάνοντας δεξί κλικ στο Smart Mailbox και επιλέγοντας "Επεξεργασία έξυπνου γραμματοκιβωτίου. . . "

Προσθέστε ένα νέο κριτήριο κάτω από το πρώτο χρησιμοποιώντας το κουμπί "+" και επιλέξτε "ημερομηνία λήψης" και "είναι στο τελευταίο" από τα αναπτυσσόμενα μενού. Πληκτρολογήστε "1" πριν από την ημέρα.

Αυτό σημαίνει ότι καθώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνονται 24 ωρών αρχίζουν να απομακρύνονται από τη λίστα. Είναι προτιμότερο να μην επιλέξετε σήμερα μόνο επειδή μερικές φορές λαμβάνετε δύο μηνύματα για μια συγκεκριμένη ημέρα εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα πέρασμα του σταθμού, ένα χθες και ένα σήμερα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να τα κρατήσετε και τα δύο.

Να είστε πολύ συγκεκριμένοι και δημιουργικοί με τα κριτήρια σας και να τις στρώσετε επάνω, προσθέτοντας περισσότερα πράγματα που η αναζήτηση μπορεί να χρησιμοποιήσει για να το περιορίσει.

Παραγωγική Χρήση Εισερχομένων

Μια άλλη δροσερή άκρη που όλοι πρέπει να χρησιμοποιήσουν είναι να δημιουργήσουν ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο το οποίο περιέχει μόνο μηνύματα που δεν έχετε δει. Αυτό μειώνει την ακαταστασία και σας ενθαρρύνει να ενεργείτε μόνο με την εισερχόμενη αλληλογραφία σας. Απλώς δημιουργήστε ένα νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο που ονομάζεται "Μη αναγνωσμένο" και επιλέξτε "Μη αναγνωσμένο μήνυμα" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Τώρα καθώς διαβάζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εξαφανιστούν την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το Mail. Θα πρέπει επίσης να προσθέσετε ένα άλλο κριτήριο με το πλήκτρο "+" και να ορίσετε "Μήνυμα βρίσκεται στο γραμματοκιβώτιο" και "Εισερχόμενα" από τα αναπτυσσόμενα μενού. Με αυτόν τον τρόπο δεν λαμβάνετε μη αναγνωσμένα μηνύματα από άλλα μέρη όπως το Ανεπιθύμητο περιεχόμενο ή το Κάδο απορριμμάτων.

Τώρα μπορείτε επίσης να επισημάνετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται προσοχή χρησιμοποιώντας μια κόκκινη σημαία, η οποία θα βρείτε στο "Μήνυμα -> Σημαία -> Κόκκινο" ή πατώντας "Command + Shift + L". Στη συνέχεια θα δείτε όλα τα σημαντικά μηνύματα που πρέπει να παρακολουθήσετε αργότερα σε ένα νέο γραμματοκιβώτιο που ονομάζεται "Flagged".

Ομοίως, θα μπορούσατε να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την Πράσινη προτού εξαφανιστούν με το "Μήνυμα -> Σημαία -> Πράσινο" και να δημιουργήσετε ένα νέο Smart Mailbox με τον τίτλο "Μη επείγουσα - κάντε αυτή την εβδομάδα".

Κοίτα ξανά

Ένα άλλο τελευταίο έξυπνο γραμματοκιβώτιο που ο καθένας θα σας φανεί χρήσιμος είναι το "Recently Looked At". Γνωρίζετε εκείνους τους χρόνους όταν λάβατε ένα email τις τελευταίες ημέρες και δεν μπορείτε να θυμηθείτε πού ήταν; Μπορούμε να το λύσουμε ελέγχοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάσατε πρόσφατα, ακόμα και αν δεν έχουν παραδοθεί μόνο πρόσφατα. Βλέπετε πόσο δροσερό είναι αυτό;

Δημιουργήστε ένα νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο και ονομάστε το "Recently Looked At."

Ορίστε το αναπτυσσόμενο μενού στην "Ημερομηνία τελευταίας προβολής" και το επόμενο στο "είναι στο τελευταίο" και πληκτρολογήστε σε 2 ημέρες. Με αυτόν τον τρόπο τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που απολιπαρήσατε τις τελευταίες δύο μέρες κρατούνται εδώ για να τα βρείτε.

Αυτό είναι βολικό αν βρήκατε τελικά ένα παλιό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον σημαντικό, έκλεισε το παράθυρο και στη συνέχεια δεν κατάφερε να το βρει ξανά. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε πάντα να το πάρετε πίσω.