Κατά τη δημιουργία του εγγράφου του Word, μερικοί από εσάς μπορεί να θέλετε να το ασφαλίσετε και να εμποδίσετε άλλους να βλέπουν ή να κάνουν αλλαγές σε αυτό. Υπάρχουν ορισμένα χαρακτηριστικά ασφαλείας στο Microsoft Word 2013 που σας επιτρέπουν να προστατεύετε και να προστατεύετε τα έγγραφά σας. Ας το ελέγξουμε.

1. Κάντε τα έγγραφά σας μόνο για ανάγνωση

Το Microsoft Word 2013 επιτρέπει στο χρήστη να δημιουργεί έγγραφα μόνο για ανάγνωση, ώστε κανένας άλλος να μην μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο. Αυτό είναι πολύ παρόμοιο με τη μετατροπή του εγγράφου σε μορφή PDF έτσι ώστε να γίνει το τελικό αντίγραφο χωρίς επεξεργάσιμο περιεχόμενο. Αυτή η δυνατότητα καλείται να χαρακτηρίζει το έγγραφο ως τελικό. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να επισημάνετε το έγγραφο ως τελικό και να το κάνετε μόνο για ανάγνωση.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες

2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί "Προστατέψτε το έγγραφο".

3. Επιλέξτε "Mark as Final"

4. Το Word θα ζητήσει επιβεβαίωση ότι το έγγραφο θα επισημανθεί ως τελικό και στη συνέχεια θα αποθηκευτεί. Θα χρειαστεί να πατήσετε το κουμπί OK.

5. Θα λάβετε ένα πλαίσιο πληροφοριών που θα αναφέρει τα εξής:

Αυτό το έγγραφο έχει επισημανθεί ως τελικό για να υποδείξει ότι η επεξεργασία είναι πλήρης και ότι αυτή είναι η τελική έκδοση του εγγράφου.Όταν ένα έγγραφο έχει επισημανθεί ως τελικό, η ιδιότητα κατάστασης έχει οριστεί σε "Τελική" και πληκτρολογεί, επεξεργάζεται εντολές και σημάδια αποτύπωσης είναι απενεργοποιημένα. Μπορείτε να αναγνωρίσετε ότι ένα έγγραφο έχει επισημανθεί ως τελικό όταν εμφανίζεται το εικονίδιο Mark As Final στη γραμμή κατάστασης.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο ξανά κάνοντας κλικ στο κουμπί "Edit Anyway" που εμφανίζεται με μια κίτρινη ταινία στην κορυφή.

2. Προστατεύστε με κωδικό τα έγγραφά σας

Η προστασία με κωδικό πρόσβασης ήταν γύρω από το Word 2007. Στο Word 2013, μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό τα έγγραφά σας με τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες

2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί "Προστατέψτε το έγγραφο"

3. Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης

4. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο διαλόγου ζητώντας να εισαγάγετε τον κωδικό κρυπτογράφησης. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης και πατήστε OK.

5. Θα χρειαστεί να εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασης και πατήστε OK ξανά.

Όποτε θέλετε να ανοίξετε ξανά το έγγραφο, το Word θα σας ζητήσει τον κωδικό πρόσβασης.

Σημειώστε ότι εάν ξεχάσετε τον κωδικό κρυπτογράφησης, το Microsoft Word δεν δίνει κανένα τρόπο για να ανακτήσει το έγγραφο. Ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε βοηθητικά προγράμματα πυρόλυσης με κωδικό πρόσβασης τρίτων που είναι είτε δαπανηρά είτε δεν λειτουργούν πάντα.

3. Δημιουργία εντύπων στο Word με επεξεργάσιμα πεδία

Υπάρχουν φορές που θέλετε να προσθέσετε μια φόρμα στο έγγραφό σας. Το Word 2013 σάς επιτρέπει να δημιουργείτε φόρμες με επεξεργάσιμα πεδία. Θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την καρτέλα κορδέλα για προγραμματιστές, η οποία μπορεί να γίνει ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Προσαρμογή κορδέλας.

2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Προγραμματιστής" που δεν έχει επιλεγεί από προεπιλογή. Θα δείτε μια νέα καρτέλα με την ετικέτα Προγραμματιστής στη Κορδέλα Word 2013.

Αφού δημιουργήσετε τη φόρμα, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε μόνο τα πεδία φόρμας που είναι ενεργά για επεξεργασία. Όλα τα άλλα κείμενα δεν θα μπορούν να επεξεργαστούν.

1. Ανοίξτε το έγγραφο με τα πεδία φόρμας

2. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες

3. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Προστασία εγγράφου και επιλέξτε Περιορισμός επεξεργασίας

4. Θα ανοίξει μια πλαϊνή μπάρα με διαφορετικές επιλογές. Πρέπει να επιλέξετε "Συμπλήρωση των εντύπων" στην Επεξεργασία Περιορισμών. Επίσης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο"

5. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι, Έναρξη Ενίσχυσης Προστασίας" στο "3. Ξεκινήστε την εφαρμογή ".

6. Θα σας ζητηθεί να προστατεύσετε με κωδικό το έγγραφο. Μπορείτε να εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης δύο φορές για να το κάνετε αυτό.

Μπορείτε να δώσετε αυτό το έγγραφο με τη φόρμα σε οποιονδήποτε μπορεί να εισάγει τα πεδία φόρμας και να αποθηκεύσει το έγγραφο. Τίποτα άλλο δεν μπορεί να επεξεργαστεί. Για να το κάνετε ξανά επεξεργάσιμο, θα πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που δημιουργήσατε ενώ περιορίζετε το έγγραφο.

συμπέρασμα

Ενώ υπάρχουν αρκετές σουίτες γραφείου, κανένας από αυτούς δεν έχει πλούσια χαρακτηριστικά όπως το Microsoft Word. Με τα χαρακτηριστικά ασφαλείας που αναφέρονται παραπάνω, θα μπορείτε να δημιουργείτε και να προστατεύετε τα έγγραφά σας με λίγη προσπάθεια. Προτιμώ πάντα να χρησιμοποιώ το Microsoft Word για τη γραφή και τη διασφάλιση των εγγράφων μου. Τι γίνεται με εσένα; Ποιες λειτουργίες ασφαλείας του Microsoft Word σας αρέσουν και χρησιμοποιείτε περισσότερο;