Μερικές φορές, όταν κάνετε λήψη ενός εγγράφου από το Internet, θα παρατηρήσετε ότι φθάνει σε μορφή .PDF. Μπορεί επίσης να έχετε παρατηρήσει ότι είναι δύσκολο (αν όχι αδύνατο!) Να το επεξεργαστείτε και απαιτεί να ανοίξει ο δικός του αναγνώστης. Για νεότερους χρήστες, αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια συγκεχυμένη επιλογή τύπου αρχείου εγγράφων. Γιατί οι χρήστες χρησιμοποιούν αρχεία PDF; Δεν θα ήταν κάτι σαν ένα αρχείο .DOCX καλύτερο;

Στην πραγματικότητα, τα αρχεία PDF είναι πολύ χρήσιμα σε αυτό που κάνουν! Ήταν ένας τρόπος για την αποστολή εγγράφων ψηφιακά για μεγάλο χρονικό διάστημα, και δεν βλέπω κανένα σημάδι να φύγει σύντομα. Έτσι, γιατί οι άνθρωποι χρησιμοποιούν αρχεία PDF κατά την αποστολή εγγράφων, και πού μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε στην καθημερινή σας ζωή;

Σχετικά : Πώς να αποθηκεύσετε αρχεία ως PDF στα Windows 10 χωρίς πρόσθετο λογισμικό

Τα οφέλη των αρχείων PDF

Για να το εξηγήσω, ας επιστρέψουμε στο ερώτημα " δεν θα είναι αρχεία .DOCX καλύτερα. "Το πρόβλημα εδώ είναι ότι όλοι θα ήταν εντάξει με τη χρήση ενός αρχείου DOCX στις συσκευές τους. Το DOCX είναι μια επέκταση αρχείου που προέρχεται από το Microsoft Word. Εάν άλλοι άνθρωποι θέλουν να ανοίξουν το έγγραφο, πρέπει είτε να χρησιμοποιήσουν το Word είτε να χρησιμοποιήσουν ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου που μπορεί να ανοίξει / εισαγάγει αρχεία DOCX. Ακόμα κι αν μπορούν, η μορφοποίηση μπορεί να μπερδευτεί στη διαδικασία. Αυτό κάνει τα πράγματα λίγο δύσκολο για να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας μπορεί να διαβάσει το έγγραφο.

Ευτυχώς, πολλά λειτουργικά συστήματα έχουν πλήρη υποστήριξη για έγγραφα PDF. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο ειδικά για χρήστες Microsoft Windows, ένα για iOS, ένα για Linux - μπορούμε να το βάλετε σε ένα αρχείο PDF και όλοι μπορούν να το διαβάσουν.

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή .PDF

Ως εκ τούτου, ο καλύτερος χρόνος για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο PDF είναι όταν δεν έχετε ιδέα για το ποιο λειτουργικό σύστημα πρόκειται να ανοίξει το αρχείο. Ας υποθέσουμε ότι γράφετε ένα εγχειρίδιο για έναν ιστότοπο που οι χρήστες μπορούν να κάνουν λήψη. Αυτός ο ιστότοπος μπορεί να επισκέπτεται χρήστες σε Windows, iOS, Linux και κινητές συσκευές, οπότε πρέπει να ανταποκριθούμε στις ανάγκες όλων. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιώντας τη μορφή .PDF, χαρίζει τον καθένα χωρίς να κάνει τα πράγματα περίπλοκα.

Ακόμα καλύτερα, όταν οι χρήστες κάνουν λήψη του εγχειριδίου, μπορούν να ανοίξουν αυτόματα στο πρόγραμμα περιήγησης του χρήστη. Τα προγράμματα περιήγησης όπως το Chrome και ο Firefox διαθέτουν ενσωματωμένους θεατές PDF, ώστε οι χρήστες να μπορούν να διαβάζουν το έγγραφό σας γρήγορα και εύκολα.

Είναι επίσης εξαιρετικό όταν στέλνετε έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν θέλετε να στείλετε ένα έγγραφο (όπως το βιογραφικό σας) σε κάποιον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο DOCX για να το κάνετε αυτό. Αυτό μπορεί να είναι ωραίο αν ο παραλήπτης είναι στον υπολογιστή του, αλλά αν είναι έξω και γύρω στο τηλέφωνό τους, μπορεί να είναι δύσκολο για αυτούς να διαβάσουν το έγγραφο. Σε αυτή την περίπτωση ίσως θελήσετε να επισυνάψετε μια έκδοση PDF για να καλύψετε όλες τις βάσεις.

Σχετικά : Πώς να δημιουργήσετε ένα PDF με πληρωτικές φόρμες στο LibreOffice

Μειονεκτήματα της μορφής .PDF

Εάν κάποιος σας έχει στείλει ποτέ ένα έγγραφο σε μορφή .PDF και θέλετε να το επεξεργαστείτε, έχετε ήδη βιώσει ένα από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα! Προκειμένου να προβάλλεται σε πολλά λειτουργικά συστήματα, ένα αρχείο PDF μοιάζει περισσότερο με μια ψηφιακή συλλογή του πρωτότυπου εγγράφου από ένα πραγματικό. Ως εκ τούτου, η επεξεργασία ενός αρχείου DOCX σε σχέση με ένα αρχείο PDF είναι κάπως παρόμοια με την επεξεργασία του κειμένου σε ένα πίνακα σε σχέση με την επεξεργασία μιας φωτογραφίας του εν λόγω πίνακα. Είναι δυνατό, αλλά πολύ πιο δύσκολο!

Όταν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή .PDF

Μην χρησιμοποιείτε τη μορφή .PDF όταν θέλετε ένα "ζωντανό έγγραφο" που μπορούν να επεξεργαστούν άλλοι. Μπορείτε να προσθέσετε επεξεργάσιμα πεδία σε ένα αρχείο PDF, αλλά για πλήρη επεξεργασία, η μορφή .PDF δεν είναι ιδανική. Ας ελπίσουμε ότι, αν δουλεύετε με άλλους, θα γνωρίζετε ποια λειτουργικά συστήματα χρησιμοποιούν και μπορείτε να συμφωνήσετε σε ένα τύπο αρχείου που ταιριάζει σε όλους. Τουλάχιστον, ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει μια υπηρεσία εγγράφων που βασίζεται σε νέφος, όπως τα Έγγραφα Google. Αποθηκεύστε αρχεία PDF για όταν χρειάζεστε ο καθένας να διαβάσει ένα έγγραφο. μην το χρησιμοποιείτε όταν όλοι πρέπει να μπορούν να το επεξεργαστούν .

Αποφάσεις εγγράφων

Λαμβάνοντας υπόψη πόσο διαφορετικά είναι από άλλα έγγραφα, μπορεί να προκαλέσει σύγχυση ως προς το γιατί. Το σχήμα .PDF χρησιμοποιείται καθόλου. Τώρα ξέρετε γιατί και πώς χρησιμοποιούνται, καθώς και κάποιες περιπτώσεις όπου είναι καλύτερο να τους αφήσουμε να είναι.

Πόσο χρησιμοποιείτε αρχεία PDF στην καθημερινή σας ζωή; Πείτε μας παρακάτω!