Ίσως είστε εξοικειωμένοι με τις διάφορες δωρεάν λύσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διατίθενται σήμερα. Υπηρεσίες όπως το Yahoo Mail, το Outlook.com και το Gmail χρησιμοποιούνται από εκατομμύρια ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Τέτοιες υπηρεσίες είναι ιδανικές για προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά τι γίνεται με τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία των επιχειρήσεων; Πολλές επιχειρήσεις έχουν δικό τους domain name, ιστοσελίδα και ίσως ακόμη και μια λύση ηλεκτρονικού εμπορίου. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιχειρήσεων τείνουν να χρησιμοποιούν το όνομα τομέα της εταιρείας και όχι το @ outlook.com ή @ gmail.com κλπ. Επομένως, ο Bob Smith, ο λογιστής της Sporty Shoe Warehouse, θα είχε πιθανώς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου " [email protected] " κάποια παραλλαγή αυτού.

Αυτό είναι σπουδαίο, αλλά το Sportsy Shoe Warehouse πρέπει να έχει έναν εσωτερικό διακομιστή email μαζί με το λογισμικό πελάτη για να διαβάσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, υπάρχει το θέμα των αντιγράφων ασφαλείας και ούτω καθεξής. Για να εξαλείψουμε αυτό το βάρος από τους διαχειριστές συστημάτων, εταιρείες όπως η Google προσφέρουν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λειτουργούν χρησιμοποιώντας το όνομα τομέα της ίδιας της εταιρείας και με το δικό τους branding. Αυτό σημαίνει να έχετε πρόσβαση στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε εργαζόμενος χρειάζεται μόνο μια συσκευή (PC, φορητό υπολογιστή, tablet κ.λπ.) με ένα πρόγραμμα περιήγησης στο web.

Η λύση της Google έχει σαφώς πολλά πλεονεκτήματα, αλλά για τις μικρές εταιρείες ή οργανισμούς υπάρχει ένα πρόβλημα, κοστίζει χρήματα. Το Roundcube είναι ένα έργο webmail ανοιχτού κώδικα που επιτρέπει σε μικρούς οργανισμούς να προσφέρουν ηλεκτρονικά μηνύματα στους υπαλλήλους / μέλη τους.

Το Roundcube έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί σε ένα πρότυπο διακομιστή LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) και μπορεί να καθίσει άνετα σε μια φιλοξενώντας λύση της εταιρείας. Υποστηρίζει πραγματικά μια σειρά από διαφορετικούς διακομιστές και βάσεις δεδομένων web και δεν συνδέεται υποχρεωτικά με Apache ή MySQL, ωστόσο η PHP είναι απαραίτητη. Η ιδέα είναι ότι ο διακομιστής που τρέχει μια ιστοσελίδα της εταιρείας μπορεί επίσης να προσφέρει πρόσβαση στο webmail. Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στους παραλήπτες στον τομέα της εταιρείας αποθηκεύονται σε αυτόν τον διακομιστή και έχουν πρόσβαση μέσω της διασύνδεσης webmail του Roundcube.

Ως λύση webmail, το Roundcube διαθέτει όλες τις βασικές λειτουργίες που θα περιμένατε, όπως αποστολή, λήψη, απάντηση, προώθηση, απάντηση σε όλα και διαγραφή. Υποστηρίζει επίσης φακέλους και υποφακέλους. Τα μηνύματα μπορούν να επισημανθούν και να επισημανθούν ως αναγνωσμένα ή μη αναγνωσμένα. Τα μηνύματα που εμφανίζονται αυτήν τη στιγμή μπορούν να επιλεγούν μέσω αναπτυσσόμενης λίστας. Έχετε την επιλογή Όλοι, Μη αναγνωσμένοι, Σηματοδοτημένοι, Αναπάντητες και ούτω καθεξής. Αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν τα Εισερχόμενά σας αρχίζουν να γεμίζουν!

Το παράθυρο "Σύνθεση" σας επιτρέπει να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο ή σε HTML. Το τελευταίο σας επιτρέπει να προσθέσετε μορφοποίηση όπως έντονους χαρακτήρες, πλάγιους χαρακτήρες κλπ. Τα συνημμένα προστίθενται μεταφέροντάς τα στο παράθυρο της σύνθεσης ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Επισύναψη αρχείου" και να χρησιμοποιήσετε ένα παράθυρο διαλόγου ανοίγματος αρχείων για να βρείτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε στο μήνυμα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ποιες από τις ταυτότητες σας θα χρησιμοποιηθούν για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο εάν θέλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να προέρχεται από την προσωπική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο της εταιρείας όπως "υποστήριξη" ή "πωλήσεις". Όταν καθορίζετε ταυτότητες, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια προσαρμοσμένη υπογραφή.

Το Roundcube διαθέτει επίσης ένα αρκετά εξελιγμένο βιβλίο διευθύνσεων. Εκτός από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να αποθηκεύσετε αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις, διευθύνσεις URL και ακόμη και μια φωτογραφία για κάθε επαφή. Το βιβλίο διευθύνσεων υποστηρίζει επίσης ομάδες. Οι επαφές μπορούν να προστεθούν σε μία ή περισσότερες ομάδες και όλα τα άτομα αυτής της ομάδας μπορούν να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απευθύνοντας απλώς ένα μήνυμα στο όνομα της ομάδας. Υπάρχει επίσης μια λειτουργία εισαγωγής, ώστε να μπορείτε να φέρετε τις διευθύνσεις σας από άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Roundcube μπορεί να εισαγάγει αρχεία vCards ή CSV (διαχωρισμένα με κόμμα).

Ένα από τα ισχυρά χαρακτηριστικά του Gmail είναι η ικανότητά του να αναζητά γρήγορα μηνύματα. Το Roundcube παρέχει επίσης μια λειτουργία αναζήτησης που μπορεί να αναζητά όχι μόνο στο πεδίο "Προς:" ή στο πεδίο "Από:", αλλά και σε άλλα πεδία όπως "Θέμα:" ή ακόμα και σε ολόκληρο το μήνυμα. Η λειτουργία αναζήτησης δεν είναι τόσο προηγμένη όσο το Gmail και η ταχύτητά της θα εξαρτηθεί από τον υποκείμενο διακομιστή αλληλογραφίας και το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.

Σε άμεση σύγκριση με το Gmail, το Roundcube στερείται πολλών λειτουργιών συνεργασίας / παραγωγικότητας, όπως τα άμεσα μηνύματα (Hangouts), εργασίες και ένα ημερολόγιο. Το τελευταίο είναι στον κατάλογο TODO του Roundcube, αλλά δεν φαίνεται να υπάρχουν σχέδια για την προσθήκη των άλλων δύο. Ωστόσο, το Roundcube επιτρέπει σε τρίτα μέρη να γράφουν plugins και ήδη υπάρχουν plugins για εργασίες και ημερολόγια.

Οι λειτουργίες αλληλογραφίας όπως το φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων, τα αυτόματα δρομολόγια προώθησης και τα ψευδώνυμα γραμματοκιβωτίου δεν διαχειρίζονται το Roundcube, καθώς πρόκειται για λειτουργίες διακομιστή αλληλογραφίας Δεδομένου ότι το Roundcube είναι διακομιστής αλληλογραφίας agnostic δεν είναι σε θέση να τσίμπημα τη διαμόρφωση διακομιστή επίπεδο. Μπορεί να υπάρχουν plugins για μερικά από αυτά, αλλά ένα πλεονέκτημα του Gmail είναι ότι όλες αυτές οι λειτουργίες είναι ενσωματωμένες απευθείας στην διεπαφή ιστού.

Το Gmail είναι επίσης ενσωματωμένο στις άλλες υπηρεσίες της Google όπως το Google Drive και το G +. Αυτά είναι πέρα ​​από το πεδίο εφαρμογής του Roundcube, αλλά κάνουν το Gmail μέρος ενός μεγαλύτερου συνόλου, κάτι που το Roundcube από μόνο του δεν μπορεί να προσφέρει. Παρόλο που το Google Apps (ή οποιεσδήποτε άλλες παρόμοιες υπηρεσίες) είναι μια εξαιρετική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παραγωγικότητας για επιχειρήσεις, έρχεται με ένα κόστος που μπορεί εύκολα να κλιμακωθεί με τον αριθμό των χρηστών. Από την πλευρά του πλεονεκτήματος, το Roundcube είναι δωρεάν (όσον αφορά την άδεια χρήσης και το κόστος) που σημαίνει ότι θα μπορούσε να είναι μια ιδανική λύση για μικρούς οργανισμούς που θέλουν να προσφέρουν webmail στα μέλη τους είτε ως κύρια ή δευτερεύουσα υπηρεσία.

Έχετε δοκιμάσει το Roundcube; Είναι αρκετά καλό για την επιχείρησή σας;