Το υπολογιστικό φύλλο είναι ένα από τα απαραίτητα εργαλεία για το σημερινό περιβάλλον εργασίας. Οι άνθρωποι το χρησιμοποιούν για να οργανώσουν οτιδήποτε και οτιδήποτε, από την απλή λίστα αγορών δύο στηλών έως τον πολύπλοκο πολυλειτουργικό προϋπολογισμό πολυλειτουργικών εταιρειών. Αλλά τουλάχιστον μία χρήση δεν συμβαίνει καλά με ένα υπολογιστικό φύλλο: οργάνωση δεδομένων. Μια καλύτερη λύση για τη διαχείριση και την οργάνωση σύνθετων δεδομένων χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων.

Ο λόγος για τον οποίο πολλοί χρήστες λογιστικών φύλλων δεν επιθυμούν να αγγίξουν μια βάση δεδομένων είναι η "τρομακτική και περίπλοκη" εικόνα που έχουν οι άνθρωποι σχετικά με αυτό. Ευτυχώς, υπάρχει Airtable - μια σύγχρονη σχεσιακή βάση δεδομένων που βασίζεται σε σύννεφο με μια απλή προσέγγιση υπολογιστικών φύλλων που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε σχεδόν οποιαδήποτε δεδομένα. Επιτρέπει συνεργασία, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε σε μια βάση δεδομένων με τους συναδέλφους σας και συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές μέσω του προγράμματος περιήγησης και των εφαρμογών για κινητά ώστε να διατηρούνται τα δεδομένα ενημερωμένα.

Εάν είστε εξοικειωμένοι με τη Microsoft Access στα Windows ή το Filemaker Pro σε Mac, τότε δεν θα έχετε τίποτα να ανησυχείτε επειδή το Airtable θα πρέπει να είναι πιο εύκολο στη χρήση. Για όσους είναι νέοι στην ιδέα της βάσης δεδομένων, το Airtable σάς παρέχει οδηγούς βήμα προς βήμα και ένα εκπαιδευτικό βίντεο για να σας κρατήσει μέχρι την ταχύτητα.

Ξεκινήστε γρήγορα με πρότυπα

Το μόνο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Airtable είναι να εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό. Έρχεται με απεριόριστες βάσεις και απεριόριστους συνεργάτες, με το όριο 1.200 εγγραφών ανά βάση και 2GB χώρο σύνδεσης ανά βάση. Υπάρχουν πληρωμένα σχέδια αναβάθμισης για όσους χρειάζονται περισσότερα, αλλά το ελεύθερο σχέδιο θα είναι περισσότερο από αρκετό για τους περισσότερους προσωπικούς χρήστες.

Για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε το συντομότερο δυνατόν, το Airtable σας παρέχει πρότυπα. Μετά τη διαδικασία εγγραφής, θα σας ζητήσει να επιλέξετε τα ελάχιστα τρία παραδείγματα χρήσης της βάσης δεδομένων. Οι διαθέσιμες επιλογές κυμαίνονται από το πρόγραμμα παρακολούθησης έργου έως το απόθεμα λεμονάδας, από το ημερολόγιο του ημερολογίου του blog έως τον προγραμματισμό του γάμου.

Για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τη βάση δεδομένων, ο πιο γρήγορος τρόπος να ξεκινήσετε είναι να χρησιμοποιήσετε τα υπάρχοντα παραδείγματα και να τα τροποποιήσετε στις ανάγκες σας. Ανοίξτε ένα από τα παραδείγματα που έχετε επιλέξει και ρίξτε μια ματιά γύρω για να εξοικειωθείτε. Αν όμως είστε παλαίμαχος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Plus (+)".

Για παράδειγμα, ας ανοίξουμε τη βάση δεδομένων του Οδηγού Σπουδών. Αυτός είναι προσαρμοσμένος ώστε να βοηθήσει τους μαθητές να παρακολουθήσουν τις σπουδές τους. Η απάτη απλή διεπαφή υπολογιστικού φύλλου κρύβει πολλά ισχυρά χαρακτηριστικά. Μπορείτε να προσθέσετε και να προσαρμόσετε τις σειρές και τα κελιά στις ανάγκες σας, να εισαγάγετε τα μέσα ως συνημμένα σε μια μεμονωμένη σειρά, να προσθέσετε και να διαγράψετε πίνακες για να παρακολουθείτε άλλα μαθήματα για να μελετήσετε, να προσθέσετε προσαρμοσμένες προβολές και πολλά άλλα.

Αλλά αντί να τα εξηγείτε μία προς μία, είναι καλύτερα να τα δοκιμάσετε μόνοι σας και να πάρετε την αίσθηση πως όλα λειτουργούν. Για να σας βοηθήσουμε να κάνετε κλικ στους πολύχρωμους κύκλους στην κάτω δεξιά πλευρά της οθόνης, θα σας δείξουν τα βήματα για να επιτύχετε κάτι.

Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας μια φόρμα αντί για κελιά υπολογιστικών φύλλων, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Ανάπτυξη" δίπλα στον αριθμό της γραμμής.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη φόρμα που μπορείτε να μοιραστείτε με τους φίλους σας και η εισαγωγή τους θα γεμίσει αυτόματα τη βάση δεδομένων. Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Κύρια προβολή" και επιλέξτε "Φόρμα".

Στη συνέχεια, προσαρμόστε τη φόρμα και κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση". Θα λάβετε έναν σύνδεσμο που μπορείτε να μοιραστείτε με άλλους. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα του Οδηγού Μελετών παραπάνω, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ανταλλαγή φόρμας σε μια ομάδα μελέτης όπου κάθε μέλος μπορεί να συνεισφέρει σε ένα θέμα.

Γιατί Airtable;

Η χρήση του Airtable αντί των εφαρμογών βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως:

  • Είναι στο σύννεφο έτσι όλα φιλοξενούνται και υποστηρίζονται χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα. Τα δεδομένα σας είναι πάντα ασφαλή και προσβάσιμα εφ 'όσον μπορείτε να συνδεθείτε στο Internet.
  • Υποστηρίζει πολλούς χρήστες, ώστε να μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλους για να συγκεντρώσετε τα δεδομένα σας και να πετύχετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.
  • Είναι διαισθητικό και εύκολο στη ρύθμιση. Οι νέοι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν χωρίς καθυστέρηση χωρίς να χάσουν χρόνο με καμπύλη μάθησης.
  • Είναι προσαρμόσιμο με πολλούς τύπους πεδίων για να διαλέξετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε βάση δεδομένων ανάλογα με τις ανάγκες σας.
  • Είναι βασισμένο σε προγράμματα περιήγησης, ώστε να μην χρειάζεται να κατεβάσετε τίποτα. Είναι επίσης ρευστό και μπορεί να ανοίξει οπουδήποτε και υπάρχει μια εφαρμογή iOS (και η έκδοση beta για Android) για όσους εργάζονται χρησιμοποιώντας την κινητή συσκευή τους.
  • Υποστηρίζει ενοποιήσεις με τόνους άλλων εφαρμογών όπως Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram και πολλά άλλα.

Και η μεγαλύτερη ερώτηση από τους αρχάριους χρήστες είναι γιατί πρέπει να χρησιμοποιούν μια βάση δεδομένων αντί για ένα υπολογιστικό φύλλο. Η απλή απάντηση είναι ότι μια βάση δεδομένων είναι πιο κατάλληλη για την οργάνωση μεγάλου όγκου δεδομένων, ενώ το υπολογιστικό φύλλο είναι καλύτερο αν κάνετε πολλούς υπολογισμούς.

Αυτή η γρήγορη επισκόπηση του Airtable είναι μόλις ξύσιμο της επιφάνειας του τι μπορεί να κάνει. Η πρότασή μου είναι να προχωρήσουμε και να δοκιμάσουμε το Airtable. Είναι δωρεάν. Στη συνέχεια, μοιραστείτε τις σκέψεις και τη γνώμη σας στα παρακάτω σχόλια.