Αν έχετε προσπαθήσει ποτέ να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο για χρήση σε άλλον υπολογιστή, πιθανόν να έχετε πλημμυρίσει από τον αριθμό των μορφών αρχείων από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Το Microsoft Office έρχεται με μια εκθαμβωτική σειρά από μορφές που είναι απίθανο να χρησιμοποιήσετε: για τον μέσο άνθρωπο, οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Office είναι δύσκολο να νικήσουν.

Ανεξάρτητα, θα έχετε επίσης αναρωτηθεί ποιος είναι ο σκοπός αυτών των άλλων τύπων αρχείων. Σε αυτό το άρθρο θα καλύψουμε πολλές μορφές που σχετίζονται με έγγραφα που μπορούν να επεξεργαστούν όσο το δυνατόν.

.docx

Επί του παρόντος, το .docx είναι η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου στο Microsoft Word και έχει από το Office 2007. Το άνοιγμα ενός αρχείου .docx στο Office 2003 θα το αναγκάσει να ανοίξει σε "λειτουργία συμβατότητας". Πρόκειται για μια βασικά διαφορετική μορφή από τον προκάτοχό του, με βάση στις τεχνολογίες συμπίεσης της γλώσσας Extensible Markup Language (XML) και .zip. Ως αποτέλεσμα, οι τύποι αρχείων πρέπει να είναι μικρότεροι. Τα κατεστραμμένα έγγραφα μπορούν ακόμα να ανακτήσουν μέρος του περιεχομένου τους.

.doc

Ο προκάτοχος της μορφής αρχείου .docx, εδώ και πολύ καιρό υπήρξε η βάση της επεξεργασίας κειμένου. Ήταν ένα de facto πρότυπο πριν από το .docx απελευθερώθηκε? ακόμη και οι τελευταίες εκδόσεις του Office επιτρέπουν την αποθήκευση αρχείων σε αυτή τη μορφή. Έτσι παραμένει δημοφιλής και είναι ο καλύτερος τρόπος να διατηρηθεί η συμβατότητα με παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Office.

.docm

Περιγράφεται μέσα στο Word ως "έγγραφο Word με δυνατότητα Macro", η μορφή δημιουργήθηκε με το Office 2007. Εάν θέλετε να λειτουργήσει μια μακροεντολή, το έγγραφο πρέπει να αποθηκευτεί στη μορφή .docm. Η αποθήκευση σε οποιαδήποτε άλλη μορφή δεν θα επιτρέψει τη λειτουργία του. Για τον μέσο χρήστη του υπολογιστή, αυτό είναι ένα ασυνήθιστο σχήμα για να συναντήσετε. Σας συνιστούμε να σαρώσετε όλα τα αρχεία .docm, καθώς μια μακροεντολή μπορεί να μολύνει έναν υπολογιστή με έναν ιό.

.dotx

Μπορεί να έχετε ήδη υποθέσει ότι με βάση το "x" στη μορφή αρχείου, το .dotx είναι μια νεότερη μορφή αρχείου. Αυτή η υπόθεση είναι εντελώς σωστή. Αυτό το αρχείο χρησιμεύει ως πρότυπο, επιτρέποντάς σας να διατηρήσετε μια συνεπή εμφάνιση σε διαφορετικά έγγραφα. Η μορφή "x" είναι νεότερη και διαθέτει μικρότερα μεγέθη αρχείων λόγω XML και .zip, παρόμοια με τη μορφή .docx.

.τελεία

Ο προκάτοχος του .dotx, αυτή η μορφή χρησιμεύει ως πρότυπο για άλλα έγγραφα. Αν έχετε περάσει το χρόνο που χύνεται πάνω από την εμφάνιση ενός εγγράφου, μπορεί να θέλετε να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο για το μέλλον. Στο παρελθόν, ο μόνος τρόπος ήταν να γίνει αυτό. Σήμερα έχει ως επί το πλείστον αντικατασταθεί, αλλά είναι το νεότερο πρότυπο Office 2003 μπορεί να δεχθεί.

.dotm

Όπως το .dotx, αυτή η μορφή προτύπου εμφανίστηκε με την κυκλοφορία του Office 2007. Το "m" στο τέλος της επέκτασης υποδηλώνει ότι το πρότυπο είναι ενεργοποιημένο μακροεντολές. Ενώ αυτό δεν είναι πιθανό να αποτελέσει σημαντικό πλεονέκτημα για την καθημερινή χρήση του υπολογιστή, θα μπορούσε να αποδειχθεί χρήσιμο σε εταιρικές ρυθμίσεις.

.odt

Αναφερόμενο ως "κείμενο OpenDocument" στις τρέχουσες εκδόσεις του Microsoft Office, το .odt είναι ένα ανοικτό πρότυπο για έγγραφα κειμένου. Αυτό σημαίνει ότι οι περισσότεροι, αν όχι όλοι, επεξεργαστές κειμένου θα πρέπει να μπορούν να το υποστηρίξουν. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο που αποθηκεύεται σε αυτή τη μορφή με το Office θα πρέπει να εμφανίζεται πανομοιότυπα σε OpenOffice, LibreOffice και σε άλλες δωρεάν αίθουσες γραφείου. Όπως και η τελευταία γενιά μορφών αρχείων του Office, βασίζεται σε XML για να επιτύχει τους σκοπούς της. Σημειώστε ότι, ανάλογα με την πηγή, το .fodt χρησιμοποιείται περιστασιακά ως μορφή αρχείου.

Όταν επιχειρήσαμε να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο σε αυτή τη μορφή, το Word παρήγαγε το ακόλουθο μήνυμα λάθους, αν και κατάφερε να αποθηκεύσει επιτυχώς το έγγραφο.

.abw

Μια μορφή αρχείου μοναδική για το AbiWord, αυτό αποδεικνύει κάτι σαν περιορισμό για άλλες σουίτες γραφείου. Το άνοιγμα ενός αρχείου AbiWord στο Microsoft Office παράγει ένα σφάλμα "DTD", το οποίο συμβαίνει με τα αρχεία XML (περαιτέρω επεξήγηση είναι διαθέσιμη εδώ). Στη συνέχεια, φαίνεται ότι το .abw είναι μια μορφή που βασίζεται σε XML, αλλά ότι δεν είναι πλήρως συμβατή με άλλους επεξεργαστές κειμένου. Επομένως, προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο αρχείου μόνο αν γνωρίζετε ότι θα έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας μέσω του AbiWord.

Σύγκριση μεγέθους αρχείου

Αν και δεν είναι μια εξαντλητική σύγκριση, αποφασίσαμε να προσπαθήσουμε και να καταλάβουμε ποια μορφή προσφέρει τα μικρότερα μεγέθη αρχείων από αυτά που έχουν ήδη περιγραφεί. Για αυτή τη δοκιμή, χρησιμοποιήσαμε το απλό κείμενο του έργου Gutenberg του The Prince, από τον Niccolo Macchiavelli και το αποθηκεύσαμε σε διάφορες μορφές. Με την εξαίρεση του αρχείου .abw, όλες οι μορφές αποθηκεύτηκαν χρησιμοποιώντας το Office 2013.

Η μορφή αρχείου .odt έδωσε ένα ιδιαίτερα ευχάριστο μέγεθος αρχείου, που έρχεται κάτω από τη μορφή .docx της Microsoft. Το αρχείο .abw του AbiWord εμφανίζεται σχετικά συγκλονισμένο, διογκώνοντας περισσότερο από δέκα φορές το μέγεθος της παλιάς μορφής .doc της Microsoft.

συμπέρασμα

Εκεί το έχετε: περισσότερο από ό, τι θα περίμενε κανείς να γνωρίζει τις μορφές αρχείου εγγράφων. Εάν έχετε παρατηρήσει τις συχνές αναφορές στις μορφές αρχείων της Microsoft "x" και θέλετε να μάθετε περισσότερα, θα είστε ευτυχείς που γνωρίζετε ότι έχουν μια αποκλειστική σελίδα Wikipedia. Ενώ είναι μια πολύ τεχνική επισκόπηση, η σελίδα παρέχει πληροφορίες για τη χρήση της XML σε άλλα προγράμματα του Office, συμπεριλαμβανομένων των Excel και PowerPoint.