Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη για την εργασία σε ένα έγγραφο στο σύννεφο είναι η δυνατότητα να το μοιραστείς σε πραγματικό χρόνο. Δεν χρειάζεται πλέον να περάσετε γύρω από τις τροποποιήσεις για να προσπαθήσετε να διατηρήσετε ένα συνεκτικό έγγραφο. Τώρα όλοι μπορούν να ενσωματώσουν το ίδιο έγγραφο και να το επεξεργαστούν ταυτόχρονα. Ενώ είναι πολύ χρήσιμο, υπάρχουν ζητήματα που προκύπτουν φυσικά με πολλούς ανθρώπους που επεξεργάζονται το ίδιο έγγραφο. Μια μέρα μπορεί να ανοίξετε το έγγραφο για να διαπιστώσετε ότι έχουν γίνει πολλές αλλαγές, μερικές από τις οποίες διαφωνείτε!

Ευτυχώς, με κάθε καλό λογισμικό που επιτρέπει τη συνεργατική επεξεργασία, υπάρχει ένας τρόπος για να μάθετε ποιος έκανε τις αλλαγές και τις επέστρεψε σε προηγούμενη έκδοση. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε στα Έγγραφα Google.

Προβολή τροποποιήσεων

Σε αυτό το παράδειγμα θα αναλύσουμε ένα έγγραφο που υποβλήθηκε σε αλλαγές. Κάποιος προσπάθησε να προσθέσει μια εικόνα σε αυτό το άρθρο σχετικά με τον Τουταγχαμών, αλλά με τον τρόπο αυτό διέγραψαν κατά λάθος μια παράγραφο πάνω από την εικόνα που συζήτησε την πρώιμη ζωή του και τους γονείς του.

Ευτυχώς, μπορούμε ακόμα να ανακτήσουμε την παράγραφο, ακόμα κι αν έχει διαγραφεί. Αρχικά, κάντε κλικ στο "Αρχείο", στη συνέχεια στην "Επισκόπηση ιστορικού αναθεωρήσεων". Μπορείτε εναλλακτικά να πιέσετε το πλήκτρο πρόσβασης "Ctrl + Alt + Shift + H", αν και αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να το θυμηθεί!

Το ιστορικό αναθεωρήσεων θα εμφανιστεί. Αυτό που συμβαίνει εδώ είναι ότι τα Έγγραφα Google "θυμούνται" διαφορετικές καταστάσεις του άρθρου καθώς γράφεται. Καταγράφει επίσης ποιος έγραψε την καταχώριση, ώστε να μπορείτε να κοιτάξετε πίσω και να δείτε ποιος επεξεργάστηκε το έγγραφο.

Αν περάσουμε από την ιστορία, μπορούμε να δούμε ότι το έγγραφό μας επεξεργάστηκε ο Παύλος:

Μπορούμε να κάνετε κλικ σε κάθε αναθεώρηση για να δείτε τις αλλαγές που έγιναν σε αυτή την έκδοση του ιστορικού του εγγράφου. Σημειώστε ότι πρέπει να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση αλλαγών" στο κάτω μέρος του ιστορικού αναθεωρήσεων για να τα δείτε.

Όταν εξετάζετε τις αλλαγές μέσα σε μια αναθεώρηση, οποιοδήποτε κείμενο που επεξεργάστηκε θα είναι χρωματισμένο με το ίδιο χρώμα με το χρήστη που το επεξεργάστηκε. Σε αυτή την περίπτωση, το χρώμα του Παύλου είναι μοβ, έτσι όλες οι επιμέρους επεξεργασίες του θα εμφανιστούν μοβ. Το έγχρωμο κείμενο με μια γραμμή μέσα από αυτό είναι αυτό που ο χρήστης διαγράφηκε, ενώ έγχρωμο κείμενο χωρίς γραμμή μέσα από αυτό είναι αυτό που προστέθηκε.

Πηγαίνοντας από τις τροποποιήσεις, μπορούμε να δούμε τη στιγμή που ο Παύλος διέγραψε τυχαία την παράγραφο μας:

Τώρα που γνωρίζουμε πότε έγινε η επεξεργασία, ήρθε η ώρα να την ανακτήσετε!

Επαναφορά αναθεωρήσεων

Πρώτον, θα επιλέξουμε την αναθεώρηση λίγο πριν τη διαγραφή της παραγράφου.

Τώρα, στο επάνω αριστερό μέρος, υπάρχει ένα κουμπί που ονομάζεται "Επαναφορά αυτής της αναθεώρησης". Κάντε κλικ σε αυτό.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επαναφορά" στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται.

Το έγγραφο επιστρέφει τώρα στην παλιά του κατάσταση. Λάβετε υπόψη ότι οι τυχόν αναθεωρήσεις που έγιναν μετά την χρονική στιγμή της συγκεκριμένης αναθεώρησης εξακολουθούν να αποθηκεύονται. Η επιστροφή σε μια παλαιότερη αναθεώρηση δεν θα διαγράψει αυτόματα ή θα αντικαταστήσει τυχόν αναθεωρήσεις που ήρθαν μετά. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό για να μεταφέρουμε σε αυτό το περιεχόμενο που προστέθηκε στις νεότερες αναθεωρήσεις, ώστε να διατηρήσουμε τη διαγραμμένη παράγραφο ενώ παράλληλα να διασφαλίσουμε ότι η δουλειά του συνεργάτη μας παραμένει ανέπαφη.

Η λειτουργία "Πρόταση" του Google Doc

Στο μέλλον, αν θέλετε να αποφύγετε αυτούς τους πονοκεφάλους, ενημερώστε τους συγγραφείς σας για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία "Πρόταση", μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο πλαίσιο στην επάνω δεξιά πλευρά που λέει "Επεξεργασία" και αλλάζοντας το σε "Προτείνω". της γραφής, δεν υπάρχει κανένας τρόπος να εξαναγκαστούν οι συγγραφείς να χρησιμοποιήσουν αυτόν τον τρόπο, οπότε θα πρέπει να τους ζητήσετε να το κάνουν χειροκίνητα. Εάν επεξεργάζεστε ταυτόχρονα το αρχείο ταυτόχρονα, θα μπορούσατε να το κάνετε αυτό κατά τη συνομιλία του εγγράφου.

Όταν οι χρήστες επεξεργάζονται το έγγραφο με προτάσεις που έχουν ενεργοποιηθεί, οι αλλαγές θα εμφανίζονται ως μια πρόταση αντί για μια πραγματική επεξεργασία. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε φυσικά το κείμενο. αν προσπαθήσετε, τα Έγγραφα Google θα επισημάνουν απλώς το κείμενο για διαγραφή. Ομοίως, εάν προσθέσετε κάτι, τα Έγγραφα Google θα το προσθέσουν ως προτεινόμενη προσθήκη στο άρθρο. Ένα ημερολόγιο κάθε επεξεργασίας θα εμφανιστεί στα δεξιά και θα επιτρέψει στον συντάκτη να εξηγήσει τις τροποποιήσεις τους αν το επιθυμούν.

Προκειμένου οι αλλαγές να γίνουν "πραγματικές", πρέπει να γίνουν αποδεκτές ή να απορριφθούν. Αυτό γίνεται από τα πλαίσια που εμφανίζονται στα δεξιά για οποιεσδήποτε αλλαγές.

Εάν κάνετε κλικ στο πλαίσιο επιλογής, η επεξεργασία γίνεται αποδεκτή και εφαρμόζεται στο κατάλληλο έγγραφο. Αν κάνετε κλικ στο σύμβολο διασταύρωσης, η αλλαγή θα επανέλθει σε αυτό που ήταν αρχικά. Στο παραπάνω παράδειγμα, αν ο συνεργάτης μας χρησιμοποιεί προτάσεις για να κάνει τις επεξεργασίες του, θα μπορούσαμε να δεχτούμε το αίτημα προσθήκης για την εικόνα και την παράγραφο του και να απορρίψουμε το αίτημα διαγραφής για τη δική μας παράγραφο. Πολύ ευκολότερο!

Επεξεργασία επεξεργασιών

Όταν συνεργάζεστε με άλλους, μπορεί να είναι απογοητευτικό να βλέπετε σημαντικά τμήματα να διαγράφονται ή να αλλάζονται τυχαία. Με το ιστορικό αναθεωρήσεων μπορείτε να μεταφέρετε την τελευταία ιδανική κατάσταση του εγγράφου και να επιστρέψετε σε αυτό. Ακόμα καλύτερα, με τη λειτουργία "Προτάσεις" ενεργοποιημένη, μπορείτε να περάσετε από κάθε αλλαγή και να την εγκρίνετε ή να την απορρίψετε όπως κρίνετε κατάλληλο.

Χρησιμοποιείτε τακτικά Έγγραφα Google για να συνεργαστείτε σε έγγραφα; Ενημερώστε μας παρακάτω!