Το γράψιμο είναι εύκολο, αλλά η γραφή είναι μια μορφή τέχνης από μόνη της. Υπάρχουν διαφορετικές κλίμακες με στόχο τον προσδιορισμό της αναγνωσιμότητας και της ποιότητας γραφής, με μία από τις κλίμακες Flesch-Kincaid που διαμορφώνουν αμερικανικά κυβερνητικά έγγραφα. Πολλοί άνθρωποι γράφουν χρησιμοποιώντας επεξεργαστές κειμένου, αλλά περνούν τις ρυθμίσεις σχετικά με τη γραμματική, το στυλ και την αναγνωσιμότητα.

Το Microsoft Word συνοδεύεται από επιλογές για τις κλίμακες Flesch-Kincaid από προεπιλογή. Η αυτοκριτική είναι εξαιρετικά δύσκολη όταν πρόκειται για γραφή, αν και η κλίμακα μπορεί να σας βοηθήσει να επιστήσετε την προσοχή σας σε επαναλαμβανόμενα θέματα ή στυλιστικά σφάλματα. Η ενεργοποίηση των επιλογών θα πρέπει να είναι ίδια από το Office 2007 και εξής, αν και τα στιγμιότυπα που έχετε τραβήξει είναι από το Office 2013.

Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο κουμπί Λογαριασμός του Office στο Office 2007. Από το Office 2010, ένα κουμπί "Αρχείο" αντικατέστησε το παλιό λογότυπο.

Στο κάτω μέρος του μενού που εμφανίζεται, το Office 2007 θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα κουμπί που ονομάζεται "Επιλογές του Word". Το Office 2010 και αργότερα απλά ονομάζεται "Επιλογές" f, αν και έχουν το ίδιο αποτέλεσμα.

Το παράθυρο που εμφανίζεται σε αυτό το σημείο πρέπει να είναι το ίδιο.

Η επιλογή "Proofing" είναι η ίδια ανεξάρτητα από την έκδοση του προγράμματος. Ο τίτλος "Κατά τη διόρθωση της ορθογραφίας στο Word" θα πρέπει να έχει ένα τελικό πλαίσιο ελέγχου με τίτλο "Ενεργοποίηση βαθμολόγησης αναγνωσιμότητας". Επιλέξτε αυτό για να ενεργοποιήσετε την κλίμακα Flesch-Kincaid. το πρόγραμμα δεν χρειάζεται επανεκκίνηση.

Το Word δεν θα αξιολογήσει την αναγνωσιμότητα του εγγράφου μέχρι να ελέγξει επίσης την ορθογραφία και τη γραμματική. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Επανεξέταση" και στη συνέχεια στην επιλογή "Ορθογραφία & γραμματική".

Αν το Word προτείνει οποιεσδήποτε αλλαγές, πρέπει να τοποθετηθεί ένα παράθυρο στα δεξιά. Οι αλλαγές δεν είναι απαραίτητες, αν και μπορούν να επισημάνουν μικρές προσαρμογές που ωφελούν την αναγνωσιμότητα. Δεν υπάρχει τρόπος να παραλείψετε όλες τις προτεινόμενες αλλαγές, αλλά θα εμφανιστεί ένα άλλο παράθυρο όταν ολοκληρωθεί. Η τελική ενότητα αυτού του παραθύρου αφορά την αναγνωσιμότητα εγγράφων.

Το "Reading Ease" κυμαίνεται μεταξύ 0 και 100. Τα έγγραφα που βαθμολογούν ένα τέλειο "100" είναι πιθανό να είναι εξαιρετικά απλά, όπως τα παιδικά βιβλία και εκείνα που βαθμολογούν το "0" ενδέχεται να είναι σχεδόν ακατανόητα.

Η επισήμανση μιας φράσης σάς επιτρέπει να την αξιολογήσετε μόνη της, πράγμα που σημαίνει ότι είναι εμφανείς οποιεσδήποτε υπερβολικές διαφορές ως προς το μήκος, το στυλ ή την πολυπλοκότητα.

Κατά γενικό κανόνα, οι προτάσεις όπως "Ο σκύλος πήγε για ύπνο" θα σκοράρει 100% στην αναγνωσιμότητα, αλλά βαθμολογείται χαμηλά στο επίπεδο βαθμού.

Το επίπεδο βαθμού λειτουργεί ως προσέγγιση των αμερικανικών σχολικών βαθμίδων, με υψηλότερο βαθμό που αντικατοπτρίζει ένα πιο περίπλοκο στιλ γραφής. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Word φαίνεται να έχουν περιοριστεί σε μια βαθμολογία βαθμού τουλάχιστον 12, 0, αν και οι νεότερες εκδόσεις φαίνεται να μπορούν να βαθμολογήσουν περισσότερο από αυτό: στην πραγματικότητα, το Word βαθμολογεί αυτήν την παράγραφο στο 12, 2.