Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word, ενδέχεται να αισθανθείτε την ανάγκη επανάληψης συγκεκριμένης ενέργειας πολλές φορές. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την επαναχρησιμοποίηση προκαθορισμένου κειμένου ή την εισαγωγή συγκεκριμένου κειμένου με περίπλοκη μορφοποίηση. Μπορεί να είναι μια αγγαρεία, και ίσως επιθυμείτε έναν ευκολότερο τρόπο να το κάνετε. Ευτυχώς, υπάρχει ένα! Χρησιμοποιώντας μακροεντολές του Word, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες ενέργειες και να κάνετε τη ζωή σας απλούστερη.

Τι είναι οι μακροεντολές;

Τι είναι οι μακροεντολές; Ο καλύτερος τρόπος να σκεφτείτε τις μακροεντολές είναι μια σειρά οδηγιών. Ορίσατε μια σειρά από βήματα που θέλετε να αυτοματοποιήσει το Word και στη συνέχεια να ενημερώσετε το Word για να εκτελέσετε αυτά τα βήματα όποτε θέλετε. Αυτό κάνει την αυτοματοποίηση πολύ εύκολη και μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και προσπάθεια. Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια μακροεντολή είναι να επιτρέψετε στο Word να καταγράψει τις ενέργειές σας και στη συνέχεια να πραγματοποιήσει φυσικά τις επιθυμητές ενέργειες μέσα στο έγγραφο. Μόλις καταγραφεί, μπορείτε να πείτε στο Word να επαναλάβει αυτό που κάνατε ανά πάσα στιγμή.

Σχετικές : Πενήντα μεγάλες συντομεύσεις του Microsoft Word 2013

Δημιουργία μακροεντολής

Έτσι τώρα που ξέρουμε τι κάνουν, ας μάθουμε να κάνουμε μια μακροεντολή στο Microsoft Word! Σε αυτό το παράδειγμα θα δημιουργήσουμε μια μακροεντολή που δημιουργεί αυτόματα έναν πίνακα. Αυτό μπορεί να είναι μια χρήσιμη λειτουργία αν περιστασιακά βλέπετε τον εαυτό σας να χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα νέο τραπέζι χωρίς να δημιουργήσετε ένα νέο ή να επικολλήσετε ένα υπάρχον τραπέζι.

Πρώτον, πρέπει να πούμε στο Microsoft Word πώς να φτιάξουμε το τραπέζι μας. Για να γίνει αυτό, κάνουμε κλικ στο "Προβολή", στη συνέχεια "Μακροεντολές", στη συνέχεια "Εγγραφή μακροεντολών".

Ονομάζουμε τη μακροεντολή μας εδώ. Για αυτό το παράδειγμα θα το ονομάσουμε "CreateTable".

Κάτω από το πλαίσιο ονομασίας υπάρχουν δύο κουμπιά, "Κουμπί" και "Πληκτρολόγιο". Αυτό είναι το σημείο που επιλέγετε αν θέλετε να ενεργοποιήσετε τη μακροεντολή σας μέσω ενός κουμπιού μέσα στο Word ή πατώντας ένα πλήκτρο πρόσβασης στο πληκτρολόγιό σας.

Επιλογή επιλογής κουμπιού

Αν επιλέξετε "Κουμπί", θα μεταφερθείτε σε ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο. Μπορεί να φαίνεται μπερδεμένο στην αρχή, αλλά είναι μόνο το Word που σας επιτρέπει να προσθέσετε το κουμπί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης. Εδώ θέλουμε το κουμπί μας, οπότε θα επιλέξουμε τη μακροεντολή και θα κάνουμε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη >>" για να την προσθέσετε στη λίστα στα δεξιά.

Με τη μακροεντολή που έχει επιλεγεί, κάντε κλικ στην επιλογή "Τροποποίηση ..." στο κάτω μέρος της λίστας.

Εδώ μπορείτε να επιλέξετε το εικονίδιο που χρησιμοποιεί το κουμπί σας. Επιλέξτε κάτι που ταιριάζει στη μακροεντολή σας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK από όλα τα παράθυρα.

Επιλογή της επιλογής πληκτρολογίου

Αν επιλέξετε την επιλογή πληκτρολογίου, μπορείτε να καθορίσετε ποιο πλήκτρο πρόσβασης θα αντιστοιχίσετε τη μακροεντολή. Είναι συμβατό με αρκετούς συνδυασμούς, όπως τα πλήκτρα Ctrl + [Key] και Ctrl + Shift + [Key], οπότε επιλέξτε ένα πλήκτρο πρόσβασης που σας ταιριάζει. Το Word θα σας ενημερώσει αν κάτι είναι εκχωρημένο στο συγκεκριμένο πλήκτρο πρόσβασης, ώστε να μην παρεμβαίνετε στις υπάρχουσες συντομεύσεις. Μόλις βρείτε τον τέλειο συνδυασμό πλήκτρων, κάντε κλικ στην επιλογή "Αντιστοίχιση".

Καταγραφή της μακροεντολής

Τώρα που έχετε ρυθμίσει τη μέθοδο ενεργοποίησης, το Microsoft Word θα ξεκινήσει την καταγραφή των ενεργειών σας. Ενώ είναι η εγγραφή, οι ενέργειες που κάνετε τώρα στο έγγραφο θα ληφθούν υπόψη στη μακροεντολή. Σε αυτό το παράδειγμα, δημιουργούμε το τραπέζι μας και το συμπληρώνουμε με τα βασικά πεδία. Επειδή οι ενέργειές μας καταγράφονται, πρέπει να είμαστε προσεκτικοί και να μην κάνουμε λάθη!

Μόλις ολοκληρωθεί ο πίνακας, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή", έπειτα στη συνέχεια στην επιλογή "Μακροεντολή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διακοπή εγγραφής".

Τώρα που καταγράφεται η μακροεντολή μας, μπορούμε να φτιάξουμε αυτό το τραπέζι οποιαδήποτε στιγμή θέλουμε. Αν το ορίσαμε σε ένα πλήκτρο πρόσβασης στο πληκτρολόγιο, μπορούμε να πατήσουμε αυτά τα πλήκτρα για να εισαγάγουμε έναν πίνακα. Ομοίως, αν κάναμε ένα κουμπί για αυτό, μπορούμε να βρούμε αυτό το κουμπί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που επιλέξαμε για τη μακροεντολή, το τραπέζι μας αναπαράγεται όταν το ενεργοποιούμε. Τώρα μπορούμε να αναδημιουργήσουμε το βασικό μας τραπέζι με λίγη ταλαιπωρία!

Διαγραφή μιας μακροεντολής

Όταν η μακροεντολή σας έχει ξεπεράσει τη χρήση της, μπορείτε να την απαλλαγείτε απλά κάνοντας κλικ στην επιλογή "Προβολή", στη συνέχεια σε "Μακροεντολές", στη συνέχεια "Προβολή μακροεντολών".

Επιλέξτε τη μακροεντολή που δεν θέλετε πλέον και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή".

Μακροπροστασία

Ενώ οι μακροεντολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να κάνουν τη ζωή ευκολότερη, μπορούν επίσης να έχουν κακές προθέσεις! Ποτέ μην εκτελέσετε μακροεντολές που έχουν προέλθει από μια μη αξιόπιστη πηγή ή να κατεβάσετε ένα έγγραφο του Word που είναι συνημμένο σε ύποπτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι "μακροί ιοί" μπορεί να είναι ένα πραγματικό πρόβλημα, οπότε βεβαιωθείτε ότι είστε ασφαλείς όταν τις χρησιμοποιείτε.

Οι μακροεντολές έγιναν εύκολα

Όταν πρέπει να εκτελέσετε επαναληπτικές ενέργειες στο Word, μια μακροεντολή μπορεί να έρθει σε μεγάλη χρήση. Τώρα ξέρετε πώς να κάνετε μια μακροεντολή πληκτρολογίου ή κουμπιού, πώς να την καταγράψετε και πώς να τη χρησιμοποιήσετε όταν αυτή γίνει.

Βλέπετε τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας μακροεντολές πολύ; Έχετε ήδη; Ενημερώστε μας παρακάτω.