Έχοντας μια γερή, σαφή και συνοπτική υπογραφή στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας είναι εξαιρετικά σημαντική. Ως ανεξάρτητος συγγραφέας που λειτουργεί ως επί το πλείστον στο διαδίκτυο, βλέπω ότι η υπογραφή του ηλεκτρονικού μου ταχυδρομείου έχει τον ίδιο ρόλο με την κάρτα που είχε στην δεκαετία του '90.

Είναι αρκετά απλό να προσθέσετε μια υπογραφή στο Gmail: απλώς πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις στο Gmail, μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή Υπογραφή και πληκτρολογήστε ένα. Εντούτοις, οι επιλογές εδώ είναι περιορισμένες, καθώς είναι αρκετά περιοριστικές όσον αφορά την τοποθέτηση της υπογραφής πριν ή μετά το αναγραφόμενο κείμενο, και πρέπει να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις κάθε φορά που θέλετε να την ενεργοποιήσετε ή να την απενεργοποιήσετε.

Εδώ θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο "Κονσέρβες απαντήσεων" για να δημιουργήσετε πολλαπλές υπογραφές και να μπορείτε εύκολα να επιλέξετε ποια θέλετε να χρησιμοποιήσετε (αν υπάρχει) κάθε φορά που στέλνετε ένα email.

Πρώτον, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τις Κονσέρβες απαντήσεων στα Εργαστήρια Gmail (όπου θα βρείτε όλα τα υπέροχα πρόσθετα του Gmail).

1. Στο εισερχόμενό σας στο Gmail, κάντε κλικ στο εικονίδιο Cog από πάνω δεξιά, Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαστήρια.

2. Στο πλαίσιο "Αναζήτηση για εργαστήριο", πληκτρολογήστε canned responses και πατήστε Enter. Οι κονσέρβες απαντήσεων θα πρέπει να εμφανίζονται κάτω από τα "Διαθέσιμα εργαστήρια". (Αγνοήστε το μέρος όπου λέει ότι πρόκειται για τεμπέληδες χρήστες - το χρησιμοποιούμε για κάτι πιο παραγωγικό από αυτόματες απαντήσεις!) Κάντε κλικ στην επιλογή "Ενεργοποίηση" και, στη συνέχεια, στο "Αποθήκευση αλλαγών".

Τώρα έχετε ενεργοποιημένη τις Συντονισμένες απαντήσεις, οπότε ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τις υπογραφές σας.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Σύνθεση" στο Gmail σαν να γράφετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Νέο μήνυμα -> Κονσέρβες απαντήσεων -> Νέα κονσερβοποιημένη απάντηση.

3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα που θα θυμάστε για την υπογραφή σας στο πλαίσιο κειμένου που εμφανίζεται και κάντε κλικ στο OK.

4. Στη συνέχεια, μεταβείτε ξανά στις Κονσέρβες απαντήσεων στο παράθυρο Νέο μήνυμα και κάντε κλικ στο όνομα της υπογραφής σας κάτω από το υποσέλιδο "Εισαγωγή". Το όνομα που επιλέξατε για την υπογραφή σας θα εμφανιστεί στη γραμμή "Θέμα" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

5. Τώρα απλώς πληκτρολογήστε ό, τι θέλετε η υπογραφή σας να είναι στο τμήμα "σώμα" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (η περιοχή στην οποία κανονικά θα πληκτρολογείτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας).

Κάνοντας την υπογραφή σας καλή

Μου αρέσει να προωθώ την υπογραφή μου με δύο παύλες, που το χωρίζει με τακτοποιημένο τρόπο από το υπόλοιπο email. Στη συνέχεια, γράψτε το όνομά μου στην πρώτη γραμμή, τον τίτλο μου στην παρακάτω γραμμή, έπειτα ένα λογότυπο της εταιρείας ή των εταιρειών που εργάζομαι ή γράφω για την τρίτη γραμμή. Προφανώς, αν θέλετε να εισαγάγετε το χερούλι Twitter, τους αριθμούς τηλεφώνου κλπ., Τότε μπορείτε να το κάνετε και αυτό - είναι η υπογραφή σας, μετά από όλα!

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το λογότυπο ενός ιστότοπου ή μιας εταιρείας, τότε μπορείτε γενικά να το αποκτήσετε κάνοντας δεξί κλικ στο λογότυπο του ιστότοπου και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση εικόνας ως ..." Αυτό το αποτυχημένο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο εξαφάνισης των Windows στο μενού Έναρξη.) για να αποκόψετε το λογότυπο και να το αποθηκεύσετε ως εικόνα.

Μόλις αποθηκεύσετε το λογότυπο, μεταφέρετε το από τη θέση όπου έχει αποθηκευτεί στο παράθυρο του Gmail όπου δημιουργείτε την υπογραφή σας. Το λογότυπο πρέπει να εμφανίζεται στην υπογραφή σας στο μέγεθος "καλύτερη προσαρμογή" από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθός του σύροντας τις γωνίες του λογότυπου.

Μόλις καταχωρίσετε την υπογραφή σας, ήρθε η ώρα να το αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο εικονίδιο του δοχείου στο κάτω δεξί μέρος -> Κονσέρβες απαντήσεων, στη συνέχεια επιλέξτε το όνομα για την υπογραφή σας κάτω από τη διάκριση "Αποθήκευση".

Δημιουργήσατε την πρώτη σας υπογραφή! Κάθε φορά που θέλετε να το χρησιμοποιήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, όταν θέλετε να εισαγάγετε την υπογραφή σας, κάντε κλικ στο βέλος στην κάτω δεξιά γωνία -> Κονσέρβες απαντήσεων. Στη συνέχεια, επιλέξτε την υπογραφή σας κάτω από τη διάκριση "Εισαγωγή".

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ολόκληρη λίστα υπογραφών χρησιμοποιώντας την παραπάνω μέθοδο, έτοιμη να επιλέξετε και να επιλέξετε ξεχωριστά για κάθε email που στέλνετε. Αν θέλετε να επεξεργαστείτε μία από τις υπογραφές σας, κάντε κλικ στο "Σύνθεση" στο Gmail, εισαγάγετε τη μέθοδο που χρησιμοποιήσατε στην τελευταία παράγραφο και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε την όπως θέλετε.

Όταν τελειώσετε την επεξεργασία, αποθηκεύστε την υπογραφή σας κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα στο εικονίδιο του δοχείου στο κάτω δεξί μέρος -> Κονσέρβες απαντήσεων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το κάτω από τη διάκριση "Αποθήκευση".

Το μόνο ζήτημα με αυτήν τη μέθοδο υπογραφής κοντραρισμένης απόκρισης είναι ότι εφαρμόζεται κυρίως για την επιφάνεια εργασίας. Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για κινητά Gmail, δεν θα έχετε γρήγορη πρόσβαση στην κονσερβοποιημένη απάντησή σας, η οποία καθιστά άχρηστη αυτήν τη μέθοδο.

συμπέρασμα

Πάντα έχω αγωνιστεί με τις προεπιλεγμένες επιλογές υπογραφής του Gmail και με έκπληξη διαπίστωσε ότι αυτό το κρυφό χαρακτηριστικό, το οποίο χρησιμοποιείται γενικά για αυτοματοποιημένες απαντήσεις, θα ήταν τόσο τέλειο για τη δημιουργία και τη διαχείριση της δικής μου συλλογής υπογραφών. Πάει να δείξει ότι μερικές φορές ένα χαρακτηριστικό ή μια εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έναν εντελώς διαφορετικό σκοπό από αυτόν που φαινομενικά σήμαινε.

Image Credit: Υπογραφή