Η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, ειδικά όταν θέλετε οι συνεργάτες σας να παρέχουν ορισμένες πληροφορίες που μπορεί να είναι σχετικές με την εταιρεία. Χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα του Excel, μπορείτε να ελέγξετε ακριβώς τι μπορεί να εισαχθεί σε ένα κελί δίνοντας στους χρήστες τη δυνατότητα επιλογής από μια προκαθορισμένη λίστα.

Όταν προσθέτετε μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί, θα εμφανιστεί δίπλα της ένα βέλος. Κάνοντας κλικ σε αυτό το βέλος θα ανοίξει η λίστα και θα δοθεί στον χρήστη η επιλογή να επιλέξει ένα από τα στοιχεία της λίστας. Αυτό όχι μόνο θα σας εξοικονομήσει χώρο στο υπολογιστικό φύλλο σας, αλλά θα σας κάνει να μοιάζετε με ένα superuser και θα εντυπωσιάσετε τους συναδέλφους και το αφεντικό σας. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel.

Σχετικά : Χρήσιμα τεχνάσματα Excel που θα εντυπωσιάσουν τον προϊστάμενό σας

Βήμα 1: Ορίστε τα περιεχόμενα της λίστας σας

1. Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel και κατεβάστε το περιεχόμενο που θέλετε να εμφανίζεται στη λίστα σας. Βεβαιωθείτε ότι κάθε είσοδος καταλαμβάνει ένα κελί και όλες οι καταχωρήσεις είναι ευθυγραμμισμένες κάθετα στην ίδια στήλη. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενά κελιά μεταξύ των καταχωρήσεων. Στην περίπτωση μας, το αναπτυσσόμενο μενού μας θα ανοίξει μια λίστα πόλεων για να διαλέξετε.

2. Μόλις ολοκληρώσετε τη συναρμολόγηση της λίστας, επισημάνετε όλες τις καταχωρίσεις, κάντε δεξί κλικ πάνω τους και επιλέξτε "Define Name" από το μενού που θα εμφανιστεί.

3. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με τον τίτλο "Νέο όνομα". Επιλέξτε ένα όνομα για τη λίστα σας και πληκτρολογήστε το ίδιο στο πλαίσιο κειμένου "Όνομα".

4. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Βήμα 2: Προσθήκη της λίστας σας απόρριψης σε υπολογιστικό φύλλο

Το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε την αναπτυσσόμενη λίστα σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Δείτε πώς να το κάνετε.

1. Ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον φύλλο εργασίας όπου θέλετε να τοποθετήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα σας.

2. Επισημάνετε το κελί όπου θέλετε να τοποθετήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, εντοπίστε το εικονίδιο "Επικύρωση δεδομένων" στην ενότητα "Εργαλεία δεδομένων" και κάντε κλικ σε αυτήν.

3. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο επικύρωσης δεδομένων που έχει τρεις καρτέλες: Ρυθμίσεις, Μήνυμα εισόδου και Προειδοποίηση σφάλματος. Στην καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέξτε "Λίστα" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Βέλος". Μια νέα επιλογή με τίτλο "Πηγή" θα εμφανιστεί τώρα στο κάτω μέρος του παραθύρου. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου και μετά εισαγάγετε ένα σύμβολο "=", ακολουθούμενο από το όνομα της αναπτυσσόμενης λίστας σας. Στην περίπτωσή μας θα πρέπει να διαβάζει =cities .

Τα πλαίσια "Ignore blank" και "In-cell dropdown" ελέγχονται από προεπιλογή. Με τον έλεγχο του κενό κυψέλης Ignore, σημαίνει ότι είναι εντάξει για τους ανθρώπους να αφήσουν το κελί άδειο. Αλλά αν θέλετε κάθε χρήστης να επιλέξει μια επιλογή από το κελί, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Αυτό είναι. Προσθέσατε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο υπολογιστικό σας φύλλο.

Με αυτό που ολοκληρώθηκε, μπορείτε τώρα να προχωρήσετε στην καρτέλα Εισαγωγή μηνυμάτων.

Βήμα 3: Ρύθμιση μηνύματος εισόδου για επικύρωση δεδομένων (προαιρετικό)

Κάποιες φορές μπορεί να θέλετε να εμφανιστεί ένα μήνυμα (με περιγραφή) όταν πατηθεί το κελί που περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα. Σε αυτή την περίπτωση, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στο πλαίσιο "εμφάνιση μηνύματος εισόδου" στην καρτέλα "Εισαγωγή μηνυμάτων". Θα πρέπει επίσης να συμπληρώσετε τον τίτλο και το μήνυμα εισαγωγής στα αντίστοιχα πλαίσια. Η αναπτυσσόμενη λίστα σας θα πρέπει τώρα να μοιάζει με την ακόλουθη εικόνα.

Η τελευταία καρτέλα αφορά την ειδοποίηση σφάλματος. Αφού καθοριστεί, αυτή στέλνει ένα μήνυμα σφάλματος αν κάποιος εισάγει μη έγκυρα δεδομένα - δεδομένα που δεν βρίσκονται στη λίστα.

Τυλίγοντας

Οι λίστες κατάρρευσης είναι πολύ συνηθισμένες στους ιστότοπους και είναι πολύ διαισθητικές για τον χρήστη. Η ευπροσάρμοστη φύση τους τις καθιστά χρήσιμες σε όλες σχεδόν τις βιομηχανίες. Είτε είστε σε έρευνες, στον κόσμο των επιχειρήσεων ή ακόμα και στα σχολεία, θα βρείτε πάντα την ανάγκη να χρησιμοποιείτε λίστες με αναπτυσσόμενες γραμμές του Excel.

Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Διστάσετε να σχολιάσετε και να μοιραστείτε.