Πολλοί χρήστες του Διαδικτύου έχουν μετατραπεί σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με βάση το διαδίκτυο και να το χρησιμοποιούν ως κύριο μέσο ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Ορισμένες εταιρείες υιοθέτησαν λύσεις "cloud computing", όπου η παράδοση και η ανάκτησή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται από μια εξωτερική εταιρεία. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους ένας χρήστης μπορεί ακόμα να προτιμά ένα παραδοσιακό πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξαιτίας αυτού, ακόμη και οι προαναφερόμενες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω διαδικτύου συχνά προσφέρουν ακόμη υπηρεσίες POP3 και / ή IMAP.

Το KMail, το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του KDE, είναι μια ισχυρή και ακόμα πολύ δημοφιλής επιλογή για όσους εξακολουθούν να προτιμούν να έχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επιφάνεια εργασίας τους, ακόμη και όταν είναι εκτός σύνδεσης. Είναι μέρος της σουίτας Kontact PIM (Personal Information Management) και προσφέρει πολλά χρήσιμα και μοναδικά χαρακτηριστικά. Μεταξύ αυτών των χαρακτηριστικών είναι η δυνατότητα δημιουργίας προηγμένων προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι επιχειρήσεις και οι οργανώσεις ειδικότερα θα βρουν αυτό το χαρακτηριστικό ωφέλιμο. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η επιχείρησή σας λαμβάνει ηλεκτρονικές παραγγελίες και πρέπει να στείλετε προσαρμοσμένες απαντήσεις σε κάθε πελάτη. Τα περισσότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε θα περιέχουν ταυτόσημες πληροφορίες, αλλά το όνομα και άλλα στοιχεία επικοινωνίας πρέπει να είναι διαφορετικά. Το KMail σάς επιτρέπει να δημιουργείτε τέτοια πρότυπα και ακόμη και το KMail να τα χρησιμοποιεί σε ορισμένες περιπτώσεις.

Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός προτύπου, κάντε τα εξής:

1. Στο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή " Ρυθμίσεις "

2. Κάντε κλικ στο " Configure KMail "

3. Κάντε κλικ στο κουμπί " Συνθέτης "

4. Στην κορυφή, κάντε κλικ στην καρτέλα " Προσαρμοσμένα πρότυπα " (Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τα τρέχοντα πρότυπα στην καρτέλα "Πρότυπα πρότυπα")

5. Στο επάνω αριστερό μέρος υπάρχει ένα πλαίσιο κειμένου. Πληκτρολογήστε το όνομα του προτύπου σας και κάντε κλικ στο κουμπί συν για να το δημιουργήσετε

6. Στο κάτω δεξί μέρος, όπου αναγράφεται " Τύπος προτύπου ", επιλέξτε τον τύπο που χρειάζεστε. Εάν πρόκειται για νέα μηνύματα, αφήστε το στο "Universal"

7. Στο κάτω μέρος, κάντε κλικ στην επιλογή " Εισαγωγή εντολών "

Θα εμφανιστεί ένα μενού με πολλές επιλογές: Αρχικό μήνυμα, Τρέχον μήνυμα, Διαδικασία με εξωτερικά προγράμματα και Διάφορα. Για αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσετε ένα μήνυμα απάντησης.

8. Από το μενού "τρέχον μήνυμα", επιλέξτε " Χρόνος " και πατήστε δύο φορές Enter

9. Από το "τρέχον μήνυμα" επιλέξτε " Ημέρα της εβδομάδας " και στη συνέχεια επιλέξτε "Ημερομηνία"

10. Στη συνέχεια, παραλείψτε μερικές γραμμές και πληκτρολογήστε τη λέξη " Αγαπητέ ", ακολουθούμενη από ένα κενό

11. Επιστρέψτε στο μενού "Αρχικό μήνυμα" και κάντε κλικ στο " To Name Field "

12. Πληκτρολογήστε "Τα αρχεία μας δείχνουν ότι επικοινωνήσατε με το τμήμα πωλήσεων", πληκτρολογήστε ένα κενό και, στη συνέχεια, από το μενού "Αρχικό μήνυμα", επιλέξτε "Ημερομηνία"

13. Περάστε αρκετές γραμμές και, από το μενού "τρέχον μήνυμα", εισάγετε μια δήλωση κλεισίματος ακολουθούμενη από την υπογραφή σας

14. Τέλος, παραλείψτε μερικές ακόμη γραμμές και πληκτρολογήστε " % QUOTE "

Το τελικό πρότυπο απάντησης θα μοιάζει με αυτό:

00:00 μ.μ.
Κυριακή 03 Ιανουαρίου 2010

Αγαπητοί, λοιπόν,

Τα αρχεία μας δείχνουν ότι επικοινωνήσατε με το τμήμα πωλήσεων την Κυριακή 03 Ιανουαρίου 2010.

Σώμα του μηνύματός σας

Το κλείσιμο και η υπογραφή σας

Αναφέρεται αρχικό μήνυμα

Αυτό είναι ένα βασικό πρότυπο μόνο για να σας δώσω μια ιδέα της ευελιξίας που έχετε με αυτό. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλά πρότυπα για διάφορες καταστάσεις και παραλήπτες. Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτεί απάντηση με ένα από τα πρότυπα που δημιουργήσατε:

1. Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα

2. Επιλέξτε "Απάντηση"

3. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή "Απάντηση με προσαρμοσμένο πρότυπο"

4. Επιλέξτε το πρότυπό σας

Ομοίως, αν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα:

1. Κάντε κλικ στο "Αρχείο" στο επάνω μενού

2. Επιλέξτε "Νέα"

3. Επιλέξτε "Message from Template"

4. Κάντε κλικ στο πρότυπό σας.

Όπως ανέφερα προηγουμένως, μπορείτε να εφαρμόσετε ορισμένα πρότυπα σε συγκεκριμένους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δημιουργήσετε ένα φάκελο για τους παραλήπτες ενός συγκεκριμένου προτύπου και στη συνέχεια να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που μετακινεί αυτόματα οποιοδήποτε μήνυμα προς ή από ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο (Θα μάθουμε πώς να φτιάχνουμε ένα φίλτρο την επόμενη εβδομάδα). Τέλος, κάντε τα εξής:

1. Κάντε δεξί κλικ στον νέο φάκελο

2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ιδιότητες"

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Πρότυπα"

4. Επιλέξτε "Χρήση προτύπων προσαρμοσμένων μηνυμάτων σε αυτόν το φάκελο"

5. Τροποποιήστε τα συγκεκριμένα πρότυπα ή αντιγράψτε και επικολλήστε τα προσαρμοσμένα πρότυπα που κάνατε νωρίτερα.

Μόλις δημιουργηθούν τα πρότυπα, η χρήση τους είναι απλώς θέμα μερικών κλικ. Μπορείτε επίσης να επιστρέψετε και να τα τροποποιήσετε κάθε φορά που χρειάζεστε κάτι που έχει αλλάξει. Με προσαρμοσμένα πρότυπα, όποιες επιχειρήσεις ή δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εκτελέσατε και κάποτε φαινόταν εύχρηστες, θα τρέξουν ομαλά και γρήγορα.