Το Microsoft Excel είναι μια εξαιρετική εφαρμογή για να διατηρείτε τα δεδομένα σας οργανωμένα και να εργάζονται για σας, αλλά όλοι αυτοί οι αριθμοί μπορεί μερικές φορές να πάρουν δύσκολες όταν διασκορπιστούν σε πάρα πολλά υπολογιστικά φύλλα. Ευτυχώς, έχετε μερικές ενσωματωμένες επιλογές που διευκολύνουν το συνδυασμό των υπολογιστικών φύλλων του Excel σε μεμονωμένα αρχεία ή ακόμα και σε μεμονωμένες σελίδες. Τα παρακάτω εργαλεία είναι αρκετά ισχυρά για να καλύψουν τις ανάγκες των περισσότερων χρηστών - αν και αν βρεθείτε να προσπαθείτε να αντιμετωπίσετε εκατοντάδες υπολογιστικά φύλλα, ίσως θελήσετε να εξετάσετε τη χρήση μακροεντολών ή Visual Basic.

Σχετικά : Πώς να χρησιμοποιήσετε τον Πίνακα Συγκεντρωτικού Πίνακα στο Excel για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Αντιγραφή και επικόλληση

Αυτή η μέθοδος ακούγεται σχεδόν γοητευτικά απλή, αλλά μην την απορρίπτετε πολύ γρήγορα. Αν χρειάζεται απλώς να μεταφέρετε δεδομένα μεταξύ μερικών υπολογιστικών φύλλων, αυτός είναι ο πιο γρήγορος και απλούστερος τρόπος - παρόλο που δεν είναι πρακτικός για εργασίες μεγάλης κλίμακας. Οι επιλογές αντιγραφής και επικόλλησης του Excel δεν έχουν μόνο μία γεύση! Όταν αντιγράφετε τα δεδομένα σας και πηγαίνετε για να τα επικολλήσετε, κάντε δεξί κλικ στο σημείο όπου θέλετε να επικολλήσετε και ελέγξτε τις επιλογές "Επικόλληση ειδικών". Εδώ είναι μερικά από τα πιο χρήσιμα:

Τιμές / τύποι : Εάν έχετε ένα αριθμητικό κελί που υπολογίζεται χρησιμοποιώντας έναν τύπο, μπορείτε να επιλέξετε να αντιγράψετε μόνο την τιμή ή μπορείτε να διατηρήσετε τον τύπο. Η προεπιλεγμένη επιλογή αντιγραφής-επικόλλησης στο Excel διατηρεί τον τύπο.

Μεταφορά : Αλλάζει τις σειρές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές. Αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν, για παράδειγμα, έχετε λάβει υπολογιστικά φύλλα από άτομα με διαφορετικές ιδέες σχετικά με το πού πρέπει να προχωρήσουν οι ετικέτες.

Σύνδεση επικόλλησης : Αυτή είναι μια εύχρηστη λειτουργία όταν συνδυάζετε δεδομένα από πολλές πηγές. Αυτό θα συνδέσει το επικολλημένο κύτταρο με το κύτταρο πηγής, είτε η πηγή βρίσκεται στο ίδιο βιβλίο εργασίας είτε κάπου αλλού. Κάθε φορά που ενημερώνεται η πηγή, επικαλύπτεται και το επικολλημένο κελί, οπότε αν θέλετε να συνδυάσετε δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα σε ένα κύριο φύλλο συνεχώς ενημερωμένο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία επικόλλησης για να συνδέσετε εύκολα τα κελιά.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Μετακίνηση ή αντιγραφή" για να συνδυάσετε βιβλία εργασίας

Εάν εργάζεστε με περισσότερα από μερικά βιβλία εργασίας / φύλλα εργασίας, η αντιγραφή-επικόλληση θα γίνει παλιά γρήγορα. Ευτυχώς, το Excel διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία που θα μεταφέρει φύλλα εργασίας μεταξύ βιβλίων εργασίας.

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να μετακινήσετε τα φύλλα και τα βιβλία εργασίας από τα οποία θέλετε να μεταφέρετε φύλλα. Το Excel απαιτεί το βιβλίο εργασίας προέλευσης και προορισμού να είναι ανοικτό για τη μετακίνηση φύλλων εργασίας. Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει και τα δύο στην ίδια οθόνη χρησιμοποιώντας την επιλογή "προβολή πλάι-πλάι".

2. Κάντε δεξί κλικ σε ένα από τα φύλλα που θέλετε να μετακινήσετε και όταν ανοίξει το μενού, κάντε κλικ στο κουμπί "Μετακίνηση ή αντιγραφή".

3. Το μενού θα σας δείξει μια αναπτυσσόμενη λίστα όλων των ανοικτών υπολογιστικών φύλλων. Επιλέξτε το προορισμό σας. Επιλέξτε εάν θέλετε το φύλλο σας να είναι στην αρχή, στο τέλος ή κάπου στη μέση των υπαρχόντων φύλλων εργασίας του βιβλίου εργασίας προορισμού. Μην αγνοείτε το πλαίσιο ελέγχου "Δημιουργία αντιγράφου"! Αν δεν το ελέγξετε, το φύλλο σας θα διαγραφεί από το βιβλίο εργασίας προέλευσης.

4. Ελέγξτε το βιβλίο εργασίας προορισμού. Το μετακινούμενο ή αντιγραμμένο φύλλο εργασίας θα πρέπει να εμφανίζεται με το ίδιο όνομα όπως στο βιβλίο εργασίας πηγής, αλλά μπορεί να έχει έναν (2) ή έναν άλλο αριθμό μετά από αυτό, αν υπάρχει διπλό όνομα στον προορισμό.


Σχετικά : Χρήσιμα τεχνάσματα Excel που θα εντυπωσιάσουν τον προϊστάμενό σας

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ενοποίησης για να συνδυάσετε φύλλα εργασίας

Το χαρακτηριστικό Consolidate είναι ένας πολύ ευέλικτος τρόπος για να μεταφέρετε πολλά φύλλα εργασίας σε ένα. Το καλύτερο πράγμα είναι ότι ανιχνεύει και οργανώνει αυτόματα τις ετικέτες γραμμών και στηλών σας και συγχωνεύει όμοια κελιά από διαφορετικά φύλλα.

1. Δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας ή φύλλο εργασίας για τα ενοποιημένα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, ανοίξτε τα φύλλα εργασίας πηγής.

2. Ανοίξτε το νέο υπολογιστικό φύλλο και μεταβείτε στο κουμπί "Εδραίωση" στην καρτέλα "Δεδομένα".

3. Παρατηρήστε ότι υπάρχουν πολλές λειτουργίες που αναφέρονται εδώ. Κάθε συνάρτηση θα συνδυάζει κελιά με τις ίδιες ετικέτες με διάφορους τρόπους - άθροισμα, μέσος όρος, διατήρηση της ελάχιστης / μέγιστης τιμής κ.λπ.

4. Τα πλαίσια κάτω από τις λειτουργίες σας ρωτούν πού θα βρει τις ετικέτες σας. Εάν έχετε ετικέτες στην επάνω γραμμή ή στην αριστερή στήλη, ελέγξτε τα κατάλληλα πλαίσια. Διαφορετικά, τα υπολογιστικά φύλλα σας θα σβήσουν μόνοι τους μαζί σαν ένα αντίγραφο-επικόλληση.

5. Το πλαίσιο "Δημιουργία συνδέσμων με δεδομένα προέλευσης" θα περιέχει τα κελιά στο υπολογιστικό φύλλο προορισμού τα στοιχεία στα υπολογιστικά φύλλα προέλευσης, έτσι ώστε τα δεδομένα να ενημερώνονται αυτόματα.

6. Το πάτημα του κουμπιού "Αναζήτηση" ανοίγει τον εξερευνητή αρχείων σας. Επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να ενοποιήσετε.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναφορά" και ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που μόλις επιλέξατε. Εδώ μπορείτε να επισημάνετε τα δεδομένα που θέλετε να συγχωνεύσετε.

8. Πατήστε το πλήκτρο Enter και, στη συνέχεια, το κουμπί "Προσθήκη". Αυτό θα πρέπει να θέσει τα επιλεγμένα δεδομένα σε μια λίστα συγχώνευσης.

9. Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για όσα φύλλα εργασίας / βιβλία εργασίας θέλετε να συνδυάσετε.

10. Κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ" για να συνδυάσετε τα επιλεγμένα δεδομένα στο νέο σας υπολογιστικό φύλλο και να ελέγξετε ότι λειτουργεί σωστά.

συμπέρασμα

Αυτές οι μέθοδοι συνδυάζουν ένα φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον με μια αξιοπρεπή ποσότητα ενέργειας. Δεν υπάρχουν πολλές εργασίες που αυτά τα τρία εργαλεία, σε κάποιο συνδυασμό, δεν θα μπορέσουν να αντιμετωπίσουν και δεν απαιτούν πειράματα με κώδικα VB ή μακροεντολές. Όπως συμβαίνει με όλα τα πράγματα στο Excel, όμως, βοηθά αρκετά, αν τα δεδομένα σας είναι καλά οργανωμένα πριν ξεκινήσετε - ονομάζετε λογικά τα βιβλία εργασίας σας και τα φύλλα εργασίας, ελέγχετε ότι οι σειρές και οι στήλες σας είναι σχεδιασμένες όπως θέλετε και βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές γραμμής επάνω!

Πιστωτική εικονογράφηση: Φορητός υπολογιστής γραφείου γραφείου και φύλλο ανάλυσης γραφημάτων από DepositPhotos