Όταν εργάζεστε σε μια ομάδα, ανεξάρτητα από το ποιο έργο μπορεί να είναι, μπορείτε να κάνετε τη ζωή τόσο απλούστερη χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Η συνεργασία με πολλούς ανθρώπους σημαίνει ότι υπάρχουν πολλές προθεσμίες για να εξεταστεί και είναι προφανώς χρήσιμο αν κάθε άτομο στην ομάδα ξέρει τι έχουν όλοι οι άλλοι.

Είναι μια κατάσταση στην οποία βρισκόμαστε εδώ στο Make Tech Easier. Η ομάδα συγγραφέων χρειάζεται ένα μέρος για να συναντήσετε την ιδέα συζήτησης, να σχεδιάσετε ένα πρόγραμμα για τα άρθρα και να βεβαιωθείτε ότι δύο άνθρωποι δεν γράφουν για τα ίδια θέματα! Έχουμε δοκιμάσει διάφορες επιλογές εδώ, αλλά είναι Basecamp και Freedcamp που έχουν αποδειχθεί τα πιο χρήσιμα.

Και τα δύο έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους - είναι πολύ δύσκολο να βρεις ένα εργαλείο που είναι τέλειο! - αλλά αν ψάχνετε για ένα εργαλείο online συνεργασίας, ποιο πρέπει να το κάνετε. Βάζουμε τα δύο κεφάλια στο κεφάλι για να δούμε ποιος βγαίνει στην κορυφή.

Κατασκήνωση βάσης

Το Basecamp είναι ίσως το πιο διάσημο από αυτά τα δύο εργαλεία. Ο ιστότοπος έχει μερικά εντυπωσιακά στατιστικά στοιχεία που έχουν επιλέξει κεράσι για να σας προσελκύσουν στη χρήση της υπηρεσίας - πάνω από 8 εκατομμύρια έργα που έχουν διαχειριστεί μέχρι στιγμής, uptime 99, 99% και βαθμολογία έγκρισης 97% από χρήστες - και από την προσωπική εμπειρία ξέρω ότι είναι εύκολη και ευχάριστη χρήση.

Η εργασία σε οποιοδήποτε είδος έργου απαιτεί κάποιο επίπεδο διαχείρισης, και αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που εμπλέκονται. Όταν έχετε μια δουλειά να κάνετε, θέλετε να είστε σε θέση να επικεντρωθείτε στο να το κάνετε, αντί να μικροδιαχειριστείτε όλα όσα εμπλέκονται και αυτό είναι ακριβώς αυτό που σας δίνει το Basecamp.

Ενώ διευθύνει τους χρήστες μακριά από τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως το κύριο μέσο επικοινωνίας, υπάρχει τακτοποιημένη ολοκλήρωση. Μόλις δημιουργηθεί ένα έργο και στους χρήστες έχουν ανατεθεί τα σχετικά επίπεδα πρόσβασης σε αυτό, το Basecamp λειτουργεί σχεδόν σαν ένα κοινωνικό δίκτυο.

Τα μεμονωμένα έργα μπορούν να ανατεθούν σε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους και κάθε έργο μπορεί να χωριστεί σε όσο το δυνατόν περισσότερα τμήματα. Τα στοιχεία που αποστέλλονται μπορούν να ανατεθούν σε άτομα και να έχουν ημερομηνία λήξης και όποιος έχει επισημανθεί σε μια ανάρτηση θα λάβει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να γίνει πιο εύκολη και ταχύτερη η αλληλεπίδραση με τις αναρτήσεις, οι απαντήσεις μπορούν να σταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειαστεί να επισκεφτείτε τον ιστότοπο του Basecamp και χωρίς να χρειάζεστε περίπλοκη ρύθμιση ή δομή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - απλά εισάγετε το κείμενό σας, χτυπήστε αποστολή και η απάντηση θα σταλεί σε όλους τους εμπλεκόμενους.

Κατά τη διαχείριση πολλαπλών έργων, τα δικαιώματα πρόσβασης γίνονται σημαντικά και αυτό είναι εύκολο στη διαμόρφωση σε Basecamp - οι χρήστες βλέπουν πάντα τα έργα που εμπλέκονται και μπορούν να εκτελούν μόνο τις ενέργειες που τους έχουν ανατεθεί.

Ένα εύχρηστο ημερολόγιο είναι διαθέσιμο για μια γρήγορη επισκόπηση του γεγονότος που συμβαίνει τις επόμενες ημέρες και υπάρχει ένα χαρακτηριστικό χρονικής γραμμής που επιτρέπει να δείτε με μια ματιά όλες τις τελευταίες ενημερώσεις.

Ένας σημαντικός λόγος για να χρησιμοποιήσετε το Basecamp είναι η διαθεσιμότητα μιας εφαρμογής iOS. Είναι κρίμα που δεν υπάρχουν εφαρμογές Android ή Windows Phone, αλλά ο ιστότοπος για κινητά του Basecamp αποτελεί μια εξαιρετική εναλλακτική λύση.

Ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε με το Basecamp είναι ότι πρόκειται να περιλαμβάνει μια οικονομική δαπάνη. Υπάρχει μια δοκιμή 60 ημερών, ώστε να μπορείτε να πάρετε την υπηρεσία για μια δοκιμαστική μονάδα και να δείτε αν λειτουργεί για σας, αλλά μετά από αυτό θα πρέπει να αρχίσετε να πληρώνετε μηνιαία συνδρομή.

Υπάρχουν διάφορα διαθέσιμα τιμολόγια και αυτό που επιλέγετε εξαρτάται από τον αριθμό των έργων που σκοπεύετε να διαχειριστείτε με το Basecamp και πόσα online αποθηκευτικοί χώροι χρειάζεστε. Η φθηνότερη επιλογή θα σας επαναφέρει 20 δολάρια ανά μήνα και σας επιτρέπει να εργάζεστε με έως και 10 έργα τη φορά και περιλαμβάνει 3GB χώρου.

Εάν οι ανάγκες σας είναι μεγαλύτερες, τα $ 50 κάθε μήνα θα σας πάρουν 40 έργα και 15GB χώρου, τα 100 δολάρια περιλαμβάνουν 100 έργα και 40GB αποθήκευσης, ενώ ένας απεριόριστος αριθμός έργων και 100GB χώρου κοστίζουν $ 150 ανά μήνα. Η δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων σε μια κεντρική τοποθεσία είναι εξαιρετικά βολική για οποιαδήποτε ομάδα που έχει εξαπλωθεί σε ολόκληρη τη χώρα ή ακόμα και σε ολόκληρο τον κόσμο. Η κοινή χρήση υλικού σε ένα γραφείο είναι εύκολη και ενώ οι χρήστες του Dropbox επιτρέπουν την κοινή χρήση αρχείων, έχει νόημα να διατηρούνται όλα τα σχετικά με ένα έργο σε ένα μέρος.

Εάν υπάρχουν κάποιες κριτικές που πρέπει να επικαλυφθούν στο Basecamp - εκτός από το κόστος εάν είστε σε έναν προϋπολογισμό - θα ήταν η ελαφριά εμφάνιση cartoony. Χωρίς να θέλουμε να ακούγεται παλιό και ζωντανό, το site μπορεί να είναι λίγο παιδαριώδες και φανταχτερές.

Freedcamp

Freedcamp είναι ο μόνος πραγματικός υποψήφιος ως μια σοβαρή εναλλακτική λύση στο Basecamp. Αυτά τα δύο απέχουν πολύ από το να είναι τα μόνα διαθέσιμα εργαλεία διαχείρισης έργου, αλλά αυτά τα δύο είναι εύκολα συγκρίσιμα.

Ίσως η πιο εμφανής διαφορά μεταξύ του Basecamp και του Freedcamp είναι ότι το Freecamp είναι δωρεάν (υπάρχει μια ένδειξη στο όνομα). Για τις επιχειρήσεις με προϋπολογισμό, αυτό μπορεί να είναι το πιο σημαντικό θέμα. Η κίνηση του ελεύθερου λογισμικού μας έδειξε ότι το γεγονός ότι κάτι είναι διαθέσιμο χωρίς χρέωση δεν σημαίνει ότι πρέπει να εγκατασταθεί για ένα κατώτερο προϊόν.

Αυτό το χτύπημα ισχύει με το Freedcamp. Αν και αντιμετωπίζει την ιδέα της διαχείρισης του έργου με έναν ελαφρώς διαφορετικό τρόπο από το Basecamp, εξακολουθεί να είναι ένα εξαιρετικά γυαλισμένο και ολοκληρωμένο εργαλείο.

Η έλλειψη τιμολογίου σημαίνει προφανώς ότι πρέπει να γίνουν κάποιες συμβιβαστικές λύσεις και ότι ο πιο προφανής τομέας στον οποίο έχουν πραγματοποιηθεί περικοπές είναι ο συνδυασμός αποθήκευσης. Το πρότυπο πακέτο έρχεται μόνο με 20MB χώρου. Εάν δεν σας πειράζει να διαχωρίζεστε με κάποια μετρητά, μπορείτε να περάσετε $ 2, 59 για 1 GB (καθώς και το όριο μεγέθους για μεμονωμένα αρχεία από 2MB έως 100MB), $ 7, 99 σας παίρνει 5GB, $ 16.99 για 10GB, $ 24.99 για 15GB και απεριόριστο η αποθήκευση κοστίζει 39, 99 δολάρια το μήνα (το οποίο εξακολουθεί να είναι σημαντικά φθηνότερο από το Basecamp).

Όπως και με το Basecamp, το Freedcamp καθιστά δυνατή την επισήμανση των συμμετεχόντων στο έργο σε μια ανάρτηση, ώστε να λαμβάνουν ενημερώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό λειτουργεί εξίσου καλά και στις δύο υπηρεσίες, και το Freedcamp αποδεικνύεται ιδιαίτερα ευέλικτο χάρη στη διαθεσιμότητα διαφορετικών επιπέδων πρόσβασης. Ένας διαχειριστής έχει τη δυνατότητα να κάνει δωρεάν ό, τι θέλει, ενώ οι γενικοί χρήστες μπορούν να έχουν περιορισμούς στους λογαριασμούς τους. Υπάρχει ακόμη και μια λειτουργία "πελάτη" που είναι ουσιαστικά μια λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Ένας τομέας στον οποίο το Freedcamp πραγματικά λάμπει είναι στην επέκτασή του. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές που μπορούν να ενσωματωθούν σε ένα έργο όπως και όταν απαιτείται, προσθέτοντας μια σειρά από δυνατότητες όπως chat, wiki και πολλά άλλα - υπάρχει ακόμα και ένα κατάστημα εφαρμογών όπου μπορείτε να πάρετε δωρεάν και με πληρωμή, για επεκτάσεις.

Υπάρχουν επίσης πολλά ωραία επιπλέον πινελιές, όπως η δυνατότητα καταγραφής του χρόνου που κάθε άτομο ξοδεύει να εργάζεται σε ένα έργο - αυτό είναι εξαιρετικά βολικό για τη δημιουργία τιμολογίων στο τέλος του μήνα.

Θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι η διεπαφή για το Freedcamp είναι γενικά λιγότερο ευχάριστη από την Basecamp. Αυτό μπορεί να φαίνεται περίεργο καθώς υπάρχει μια πιο "επαγγελματική" ματιά στο Freedcamp, αλλά η πλοήγηση δεν είναι τόσο έξυπνη και τα πράγματα φαίνεται να χρειάζονται λίγο περισσότερο χρόνο από ό, τι είναι απολύτως απαραίτητο.

Συμπερασματικά

Τόσο το Freedcamp όσο και το Basecamp είναι πολύ ικανά εργαλεία - και εδώ στο Make Tech Easier έχουμε δουλέψει και με τους δύο. Επιλέξτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο από αυτά τα εργαλεία και θα εξοπλίσετε τον εαυτό σας με ένα ισχυρό βοήθημα για να εργαστείτε σε μια ομάδα.

Η συνεργατική δουλειά σε μεγάλες αποστάσεις μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά ο Freedcamp απλώς δείχνει ότι δεν χρειάζεται να κοστίσει τη Γη.

Θεωρώ ότι το Basecamp είναι ένα πιο ευχάριστο εργασιακό περιβάλλον, αλλά έρχεται με κόστος. Το γεγονός ότι το Freedcamp είναι δωρεάν είναι αρκετά απίστευτο όταν εξετάζετε το φάσμα των χαρακτηριστικών και των επιλογών που προσφέρει. Και τα δύο εργαλεία έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους, αλλά δεν αποτυγχάνετε πραγματικά επιλέγοντας να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από αυτά.