Πολλοί δήμοι και εταιρείες, τόσο μεγάλες όσο και μικρές, μετακινούνται στην Google για διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εγγράφων. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα για τη μετάβαση στο σύννεφο. Αυτό που κανείς δεν μιλάει πραγματικά είναι η προσπάθεια που χρειάζεται για να μετακινήσετε όλα τα έγγραφα.

Το Busy Docs είναι μια υπηρεσία που διευκολύνει την κίνηση. Αν επιτραπεί η επεξεργασία των εγγράφων σε τοπικό επίπεδο και ο συγχρονισμός με το cloud storage σας, θα διευκολύνετε το μυαλό σας και σας επιτρέπουν ακόμα να επεξεργάζεστε και να στέλνετε τοπικά αντίγραφα.

Από πού να αρχίσω

Αφού κατεβάσετε τα Εργοστασιακά Έγγραφα και εκτελέσετε το πρόγραμμα εγκατάστασης, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον λογαριασμό Google ή Google Apps με τον οποίο θέλετε να συγχρονίσετε. Πρέπει να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Google για να εμφανιστεί εδώ. Μόλις δώσετε πρόσβαση, μπορείτε να ξεκινήσετε συγχρονισμό.

Αρχικός συγχρονισμός

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει λίγο, αν έχετε τεράστιο αριθμό εγγράφων για μεταφόρτωση. Έχω επιλέξει ένα φάκελο με μικρό αριθμό εγγράφων για αυτήν την επίδειξη.

Εάν αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφά σας στο φάκελο "Τα έγγραφά μου", μπορείτε απλά να επιλέξετε αυτόν το φάκελο για συγχρονισμό. Θα περάσει από τον φάκελο σας και θα καταγράψει όλα τα έγγραφα.

Τα "Busy Docs" δεν είναι άμεσος συγχρονισμός αρχικά με τα Έγγραφα Google. Τα έγγραφά σας θα συγχρονίζονται στους διακομιστές Busy Docs. Αν έχετε ένα έγγραφο στο φάκελο "Τα έγγραφά μου" και θέλετε να αποθηκευτούν αναθεωρήσεις στο χώρο των Εγγράφων Google, θα πρέπει να σύρετε το αρχείο στην ενότητα "Έγγραφα Google" της πλευρικής γραμμής. Από αυτό το σημείο, θα πρέπει να είναι σε συγχρονισμό με την έκδοση desktop.

Αναζήτηση εγγράφων

Αυτό είναι μέρος του τι κάνει τα Busy Docs τόσο μεγάλα. Να είστε σε θέση να αναζητήσετε και να βρείτε εύκολα ένα έγγραφο και στα δύο Έγγραφα Google, στον σκληρό δίσκο και στο τοπικό σας δίκτυο. Η διάταξη του web application είναι πραγματικά εύκολη στη χρήση. Όλα όσα θα χρειαστείτε είναι εύκολα ορατά σε όλες τις οθόνες.

Έχετε μια γραμμή αναζήτησης στο επάνω κέντρο της οθόνης. Όλοι οι φάκελοί σας είναι προσβάσιμοι στην αριστερή πλαϊνή μπάρα.

Σύρετε και αποθέστε την ευκολία χρήσης

Όλα τα έγγραφά σας σε Έξυπνα Έγγραφα μπορούν να μετακινηθούν με μεταφορά και απόθεση τους όπου θέλετε. Αν θέλετε ένα έγγραφο να συγχρονίζεται στα Έγγραφα Google, μεταφέρετέ το απλά στην ενότητα "Έγγραφα Google" της πλευρικής γραμμής. Εάν διαθέτετε ένα Έγγραφο Google που θέλετε να επεξεργαστείτε τοπικά, μεταφέρετε το σε έναν από τους φακέλους ή τους υποφακέλους που συγχρονίζετε από το δίκτυό σας ή το σκληρό σας δίσκο.

Έγγραφα ετικετών

Η επισήμανση των εγγράφων σας θα σας βοηθήσει να κρατήσετε τα πάντα πιο οργανωμένα και να τα βρείτε πιο εύκολα. Όταν μεταφέρετε ένα έγγραφο από την επιφάνεια εργασίας σας στα Έγγραφα Google, αυτόματα θα επισημανθεί ως GD . Εάν επιλέξετε να τα χαρακτηρίσετε διαφορετικά, θα πρέπει να προσθέσετε μια ετικέτα με μη αυτόματο τρόπο.

Ο τρόπος με τον οποίο είναι γεμάτα τα Έγγραφα με Busy

Η διεπαφή ιστού είναι πραγματικά εύκολη στη χρήση σε σύγκριση με ορισμένες άλλες υπηρεσίες. Ωστόσο, ο συγχρονισμός δεν είναι πολύ γρήγορος. Ακόμη και όταν ξεκινάτε χειροκίνητα ένα συγχρονισμό, χρειάζεται ακόμα λίγος χρόνος.

Ξεκίνησα ένα έγγραφο στο OpenOffice και το αποθηκεύσα ως αρχείο Word (.doc). Όταν το ανέβασα και το μεταφέρθηκα στα Έγγραφα Google, άλλαξε κάποια μορφή μορφοποίησης.

Νομίζω ότι υπάρχουν ακόμα κάποια σφάλματα, αλλά λειτουργεί καλά για ένα άτομο. Θα το κρατήσω στο ραντάρ μου, αλλά αυτή τη στιγμή δεν φαίνεται έτοιμη για χρήση σε μεγάλη κλίμακα.

Ποιες είναι οι συμβουλές σας για το συγχρονισμό τοπικών εγγράφων με τα Έγγραφα Google;

Busy Docs