Τα φίλτρα Gmail είναι ένας καλός τρόπος για να ορίσετε κανόνες για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας και σας επιτρέπουν να οργανώνετε τα εισερχόμενα χωρίς να κάνετε χειρωνακτική εργασία. Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σωστά τα Gmail Fliters

1. Προωθήστε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχειοθετήστε τα

Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς Gmail και χρησιμοποιείτε μόνο ένα από αυτούς, ένας καλός τρόπος για να διαχειριστείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι να προωθήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους τους λογαριασμούς στον κύριο λογαριασμό. Επιπλέον, μπορείτε να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναγνωσμένα και να τα αρχειοθετήσετε, ώστε να μην εμφανίζονται στα εισερχόμενα.

Για να το επιτύχετε, δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο με @ στο πεδίο "Από". (Θα λειτουργήσει επίσης και με * )

Στην επόμενη ενότητα, μπορείτε να επιλέξετε "Προωθήστε το" καθώς και "Σημειώστε ως αναγνωσμένο" (ή "Αρχείο").

2. Αυτόματη απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με χρήση κονσερβοποιημένων απαντήσεων

Εάν λαμβάνετε πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον ίδιο χρήστη ή έχετε το ίδιο μοτίβο (όπως ερωτήσεις σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, αίτημα μετά την προσφορά κλπ.), Μπορείτε να συνθέσετε μια απάντηση σε κονσέρβα και να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για αυτόματη απάντηση με την απάντηση σε κονσέρβα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εδώ είναι ο οδηγός για τη ρύθμιση του φίλτρου για αυτόματη επανόρθωση με κονσέρβες απόκρισης.

3. Ταξινόμηση προσάρτησης διαφόρων μεγεθών

Το τυπικό φίλτρο σάς επιτρέπει να επιλέξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο. Μπορείτε να βελτιώσετε περαιτέρω αυτό το φίλτρο καθορίζοντας το μέγεθος συνημμένου. Για παράδειγμα, για να προσθέσετε μια ετικέτα "μεγάλο αρχείο συνημμένο" σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα περισσότερα από 10MB:

1. Στη γραμμή αναζήτησης στην κορυφή του Gmail, πληκτρολογήστε:

 μέγεθος: 10μ

2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος του πεδίου εισαγωγής αναζήτησης. Αυτό θα εμφανίσει ένα παράθυρο φίλτρου. Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον κανόνα για να περιορίσετε περαιτέρω την αναζήτηση. Τέλος, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση" και θα μπορείτε να αντιστοιχίσετε τη συγκεκριμένη ετικέτα για αυτό το φίλτρο.

Ένας άλλος τρόπος για να προσαρμόσετε αυτό το φίλτρο είναι να ταξινομήσετε συνημμένα ανάλογα με τους τύπους αρχείων τους, όπως:

 έχει: attachment .jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif

ή

 έχει: συνημμένο .pdf | .doc | .docx | .xls | .xlsx

και τοποθετήστε το αντίστοιχο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε στο φάκελο "Εικόνα" είτε "Έγγραφα".

4. Διαμορφώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις καρτέλες

Για τη νέα διεπαφή εισερχομένων με καρτέλες στο Gmail, η Google είναι αυτή που αποφασίζει σε ποια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πάει σε ποια κατηγορία / καρτέλα. Χρησιμοποιώντας τα φίλτρα, μπορείτε να ορίσετε τον δικό σας κανόνα για να αντικαταστήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Twitter θα μεταβούν απευθείας στην καρτέλα "Πρωτοβάθμια" αντί στην καρτέλα "Κοινωνικά".

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε το "twitter.com" στο πεδίο "Από" και να επιλέξετε "Προσωπικά" στην ενότητα "Κατηγοριοποίηση ως".

5. Οργανώστε γρήγορα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ετικέτα

Αφού δημιουργήσετε ένα φίλτρο, θα λειτουργήσει μόνο για μελλοντικά εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε ήδη χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας και μόλις αρχίσετε να χρησιμοποιείτε φίλτρα, υπάρχει η επιλογή να εφαρμόσετε γρήγορα το φίλτρο σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας.

Αφού επιλέξετε τη δράση για το φίλτρο, λίγο πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία φίλτρου", επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Επίσης εφαρμόστε φίλτρο στις αντίστοιχες συνομιλίες". Αυτό θα εφαρμόσει το φίλτρο σε όλα τα αντίστοιχα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας.

6. Εξαγωγή / Εισαγωγή φίλτρου σε νέο λογαριασμό Gmail

Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς Gmail και θέλετε να έχουν όλοι τους το ίδιο σύνολο φίλτρων, αντί να δημιουργείτε κάθε φίλτρο ένα προς ένα σε όλους τους λογαριασμούς, μπορείτε απλά να εξάγετε από έναν λογαριασμό και να εισαγάγετε σε άλλους λογαριασμούς Gmail.

Στην καρτέλα "Ρυθμίσεις -> Φίλτρα", μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι το τέλος. Κάντε κλικ στο "Όλα" για να επιλέξετε όλο το φίλτρο και κάντε κλικ στο κουμπί "Εξαγωγή". Αυτό εξάγει όλο το φίλτρο σας σε μορφή xml. Εναλλακτικά, μπορείτε να περάσετε από κάθε φίλτρο και να τοποθετήσετε έναν έλεγχο δίπλα σε αυτόν που θέλετε να εξάγετε.

Στον άλλο λογαριασμό Gmail, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Εισαγωγή φίλτρου" για να εισαγάγετε το φίλτρο σας.

7. Στείλτε μια λίστα υποχρεώσεων στον εαυτό σας και ορίστε αυτόματα την ετικέτα

Εάν έχετε τη συνήθεια να καταγράφετε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε, μπορείτε απλά να στείλετε email με το θέμα "TODO" και να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο για να προσθέσετε την ετικέτα "TODO" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

8. Χρησιμοποιήστε το Gmail ως αναγνώστη RSS

Χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία όπως το IFTTT, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε μια RSS σε ένα email και να την παραδώσετε στα εισερχόμενά σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο για να αντιστοιχίσετε την ετικέτα "RSS" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

9. Δημιουργήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης με το ψευδώνυμο "+"

Αυτό είναι ένα παλιό τέχνασμα. Πιθανότατα γνωρίζετε ότι μπορείτε να προσθέσετε ένα σύμβολο "+" στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και οτιδήποτε πίσω από το σύμβολο "+" αγνοείται από το Gmail. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης της φόρμας "[email protected]" που θα χρησιμοποιηθεί για διάφορες εγγραφές.

Για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε το φίλτρο:

 TO: [email protected] Δράση: Διαγράψτε το

συμπέρασμα

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι να χρησιμοποιηθούν τα φίλτρα Gmail και έχουμε μόνο γρατζουνίσει την επιφάνεια. Μοιραστείτε μαζί μας τα δροσερά φίλτρα που έχετε βγάλει και τους καινοτόμους τρόπους για να τα χρησιμοποιήσετε.

Πιστοποίηση εικόνας: φάκελος αρχείων με υποδοχές για έξοδα νοικοκυριού από το BigStockPhoto