Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος της σειράς του Google Office Suite:

  • 5 Βασικές συμβουλές και κόλπα για τα Έγγραφα Google που πρέπει να ξέρετε για
  • 5 συμβουλές και κόλπα για τις διαφάνειες Google που πρέπει να δοκιμάσετε
  • Πώς να χρησιμοποιήσετε το Φύλλο Google: Βασικές συμβουλές για να ξεκινήσετε

Υπάρχει μια καλή πιθανότητα να μην χρησιμοποιείτε πλέον το Microsoft Word. Το 2016 πιθανότατα να ξυπνήσετε σε ένα ανεξάρτητο καφενείο, να εργάζεστε από το σύννεφο και να επεξεργάζεστε έγγραφα με τους συναδέλφους σας. Και μάλλον χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για να το κάνετε.

Αλλά αξιοποιείτε στο έπακρο τα Έγγραφα και γνωρίζετε πραγματικά τι είναι πραγματικά ικανό; Εάν δεν είστε βέβαιοι, τότε υπάρχουν πέντε συμβουλές και κόλπα που θα κάνουν τη δουλειά σας με λέξεις στο σύννεφο ευκολότερη.

1. Επεξεργαστείτε έγγραφα του Word χωρίς να μετατρέψετε σε Έγγραφα

Τα Έγγραφα Google είναι καλά στο χειρισμό εγγράφων του Word (.doc και .docx), μετατρέποντάς τα ωραία σε μορφή ".gdoc" και επιτρέποντάς σας να συνεχίσετε να εργάζεστε σε αυτά.

Αλλά υπάρχουν πολλές φορές όταν είναι πιο βολικό να κρατήσετε ένα έγγραφο του Word στην αρχική του μορφή, όπως εάν πρέπει να στείλετε ένα έγγραφο πίσω σε κάποιον που χρησιμοποιεί μόνο το Word. Για να το κάνετε αυτό, κάντε λήψη της επέκτασης του Office Editing για Έγγραφα, Φύλλα & Παρουσιάσεις, που σας επιτρέπει να εργάζεστε σε έγγραφα ".doc" σαν να ήταν Έγγραφα Google.

Απλά εγκαταστήστε την επέκταση, ανοίξτε ένα έγγραφο του Word στα Έγγραφα Google και επεξεργαστείτε το ως συνήθως. Θα αποθηκευτεί αυτόματα στην αρχική μορφή του Word.

2. Εργαστείτε στα έγγραφά σας εκτός σύνδεσης

Δεν είναι πλέον μυστικό ότι τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να εργάζεστε εκτός σύνδεσης τόσο αποτελεσματικά όσο και στο διαδίκτυο, αλλά είναι εύκολο να μπερδευτείτε για το πώς ακριβώς θα το κάνετε.

Για να το κάνετε, πρέπει να μεταβείτε στη διεύθυνση drive.google.com και όχι στο docs.google.com . Μόλις φτάσετε εκεί, κάντε κλικ στο εικονίδιο Cog από τα επάνω δεξιά, επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο "Συγχρονισμός των Εγγράφων Google" στην ενότητα "Εκτός σύνδεσης".

Αυτό είναι! Θυμηθείτε ότι δεν μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα έγγραφα για επεξεργασία εκτός σύνδεσης, οπότε βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε χώρο στο σκληρό δίσκο για να φιλοξενήσετε όλα τα έγγραφά σας όταν συγχρονίζετε για χρήση εκτός σύνδεσης.

3. Εύρεση και εισαγωγή εικόνων που επιτρέπεται να χρησιμοποιείτε

Όταν εργάζεστε σε ηλεκτρονικές εκδόσεις, καταλαβαίνετε πόσο σημαντικό είναι να χρησιμοποιείτε τις εικόνες που σας επιτρέπεται νομίμως ή μπορεί να υπάρχει πρόβλημα στο δρόμο όταν ο ιδιοκτήτης της εικόνας χτυπάει στην πόρτα σας με μια ομάδα δικηγόρων!

Τα Έγγραφα Google έχουν μια εξαιρετική λύση για αυτό, χρησιμοποιώντας την εύχρηστη λειτουργία "Εξερεύνηση". Απλά επισημάνετε τη λέξη ή τη φράση στο έγγραφό σας για την οποία θέλετε να βρείτε μια εικόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Εργαλεία -> Εξερεύνηση".

Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο στα δεξιά του εγγράφου σας αναδεικνύοντας μια ολόκληρη δέσμη πληροφοριών από το Web σχετικά με το επισημασμένο κείμενο σας. Σε μία από αυτές τις ενότητες θα εμφανίζονται εικόνες από τις Εικόνες Google, οι οποίες έχουν επισημανθεί για επαναχρησιμοποίηση, γεγονός που δεν αποτελεί πρόβλημα για τη χρήση τους. Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" δίπλα στην επιλογή "Εικόνες" για να δείτε περισσότερα και, στη συνέχεια, απλώς κάντε κλικ σε μια εικόνα για να την εισαγάγετε στο έγγραφό σας.

4. Προτείνετε τροποποιήσεις

Εάν συνεργάζεστε σε ένα έγγραφο ή ακόμα και αν εργάζεστε σόλο και απλά θέλετε να δείτε αν κάποιο κείμενο λειτουργεί καλύτερα στο έγγραφό σας από αυτό που υπήρχε πριν, είναι εξαιρετικά χρήσιμο να μπορείτε να σημειώσετε προτεινόμενες αλλαγές, την οποία ο δημιουργός μπορεί στη συνέχεια να δεχτεί ή να απορρίψει όπως παρακαλώ.

Κάνοντας αυτό είναι εύκολο. Στα Έγγραφα Google απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι στην επάνω δεξιά γωνία (με τη λέξη "Επεξεργασία" δίπλα σε αυτό) και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Προτεινόμενη". Κάθε επεξεργασία που κάνετε σε αυτήν τη λειτουργία θα εμφανιστεί ως σχόλιο στα δεξιά του εγγράφου . Άλλοι άνθρωποι (ή εσείς) μπορούν στη συνέχεια να απαντήσουν στην πρόταση, να αφήσουν ανατροφοδότηση σχετικά με αυτό, ή να χρησιμοποιήσουν τα κουτάκια ή τα διασταυρωμένα εικονίδια για να αποδεχτούν ή να απορρίψουν την πρόταση.

5. Προσθέστε ειδικά σύμβολα στα έγγραφά σας

Τα ειδικά σύμβολα είναι ο όλεθρος όποιος προσπαθεί να τα γράψει και είναι πάντα ένας εγγυημένος πόνος για να προσπαθήσετε και να εισάγετε. Υπάρχουν όμως μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε στα Έγγραφα.

Ένα πράγμα που μπορείτε να κάνετε είναι να "Εισαγωγή -> Ειδικοί χαρακτήρες" όπου μπορείτε να αναζητήσετε το σύμβολο που θέλετε είτε πληκτρολογώντας σε αυτό που λέγεται είτε σχεδιάζοντας το στο πλαίσιο δεξιά.

Εναλλακτικά, μεταβείτε στο "Εργαλεία -> Προτιμήσεις" και μπορείτε να γράψετε συντομεύσεις πληκτρολογίου που μετατρέπουν σε σύμβολα, οπότε από προεπιλογή (c) μετατρέπεται σε ©, (r) μετατρέπεται σε ® και ούτω καθεξής. Μπορείτε να εισαγάγετε οποιοδήποτε σύμβολο επιθυμείτε στο πλαίσιο "Με" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη συντόμευση που προτιμάτε για αυτό στο πλαίσιο "Αντικατάσταση".

συμπέρασμα

Τα Έγγραφα Google θα εξακολουθούν να αισθάνονται σαν νέα περιοχή για πολλούς ανθρώπους και δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Microsoft Word διαθέτει ένα μεγαλύτερο σύνολο εργαλείων για τις ανάγκες επεξεργασίας κειμένου. Αλλά τα Έγγραφα αυξάνονται και βελτιώνονται συνεχώς, και αυτές οι συμβουλές αποδεικνύουν ότι μπορεί να κάνει κάποια πράγματα που ακόμα και το μεγάλο Word δεν μπορεί!